Внеплановая инвентаризация

Название инвентаризации «внеплановая» говорит об исключительной ситуации, вследствие которой осуществляется проверка активов или расчетов в незапланированные сроки. О том, в каких случаях проводится внеплановая инвентаризация, пойдет речь в статье.

Содержание

Внеплановая инвентаризация: понятия и случаи проведения

Инвентаризация является одним из инструментов наблюдения за сохранностью активов, обеспечения достоверности учетных показателей, которые сравнивают с реальными остатками (ТМЦ, ОС, НМА) и объемом имеющихся обязательств (кредиторская/дебиторская задолженность) на определенную дату.

Обязанность проведения инвентаризации установлена законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете», а методика ее осуществления и оформления итогов – приказом Минфина РФ от 13.06.1995№ 49. Количество инвентаризаций в году и сроки их проведения устанавливаются руководством фирмы. К примеру, плановая инвентаризация проводится перед формированием годовой отчетности. Так, в крупных компаниях ТМЦ зачастую инвентаризируют на 1 октября, а ОС, НМА и обязательства – на 31 декабря.

Проведение любой инвентаризации преследует цели:

  • проверки правдивости данных учета сравнением с реальными остатками имущества или обязательств;
  • выявления незафиксированных операций;
  • контроля условий хранения имущества:
  • своевременности и полноты расчетов с контрагентами и отражения их в документах фирмы;
  • установление неликвидного или неиспользуемого имущества.

Как и плановые, незапланированные проверки являются обязательными и, в основном, внезапными, поскольку предвидеть все ситуации, когда необходимо подтверждение достоверности наличия активов и полноты учета обязательств, невозможно. Внеплановую инвентаризацию могут вызвать только нештатные обстоятельства. К ним, в т.ч. относятся:

  • Смена руководителя складского хозяйства, бригадира или иных материально-ответственных лиц;
  • Установление фактов злоупотреблений, хищений, кражи или порчи имущества;
  • Передача имущества фирмы в аренду, на продажу или выкуп при реорганизации государственных или муниципальных организаций;
  • Ликвидация компании;
  • Случаи возникновения стихийных бедствий – пожаров, аварий и т.п.

В зависимости от причины проведения внеплановой инвентаризации, инициировать ее могут различные инстанции – следственные органы (при хищениях или злоупотреблениях), суды своими постановлениями (при банкротстве или ликвидации фирмы), вышестоящие организации (при преобразовании компании), руководитель компании (при смене материально-ответственных лиц, ликвидации последствий разгула стихии и т.п.).

Внеплановая инвентаризация может быть полной или частичной. Например, при передаче дел и активов от одного кладовщика другому, пересчету и обмеру подвергается весь имеющийся объем имущества, а при повреждении (к примеру — от потопа) какой-либо части кладовой, инвентаризируют лишь испорченные активы, устанавливая сумму ущерба.

Читайте также: Инвентаризация в торговле

Порядок проведения инвентаризации

В большинстве ситуаций проведение внеплановых проверок инспирирует руководитель, издав соответствующий приказ по предприятию, в котором указывается причина проверки, назначается инвентаризационная комиссия, сроки и место проведения.

Оформление инвентаризации осуществляется на бланках унифицированной формы или самостоятельно разработанных и закрепленных в Учетной политике формах документов об инвентаризации, содержащих все необходимые реквизиты. Итоги проверки заносятся в инвентаризационные описи по видам имущества или цехам, где каждая позиция имущества сравнивается с данными бухгалтерского учета. При наличии несоответствий оформляется сличительная ведомость, в которой выводится недостача или излишки в сумме и количестве по каждому активу и в целом. Сличительные ведомости составляются в двух экземплярах (один передается бухгалтеру, другой остается у кладовщика). При оформлении передачи имущества при смене материально-ответственных лиц сличительные документы составляют в трех экземплярах (третий необходим принимающему имущество лицу).

При выявлении расхождений, комиссией оформляется протокол с отражением причин их образования, который передается инициатору проверки. Таким образом, внеплановыми инвентаризациями устанавливается сумма ущерба от обстоятельств, вызвавших проведение проверочных мероприятий.

Как проводится внеплановая инвентаризация

Инвентаризация представляет собой сопоставление фактического числа ТМЦ с числом, прописанным в бухгалтерских документах. Процедура может быть плановой и внеплановой. Вторая проводится при наличии некоторых обстоятельств.

Когда проводится внеплановая инвентаризация

Внеплановое мероприятие осуществляется обычно внезапно, вне ранее составленного плана. То есть ему не предшествует подготовка. Нужно это специально для обнаружения несоответствий. Инвентаризация требуется только в том случае, если присутствуют определенные обстоятельства. К примеру, это могут быть следующие условия:

  • Смена руководителя или материально-ответственного лица.
  • Предположительное хищение товарно-материальных ценностей.
  • Предстоит сформировать годовую финансовую отчетность.
  • Переоценка более 1/3 продукции или ценностей, находящихся под ответственностью материально ответственного лица.
  • Стихийные бедствия и ЧП, которые могли привести к утрате ТМЦ.

В законе не сказано, когда именно руководитель обязан назначать ВИ. Он может инициировать ее в любой момент, когда на это есть необходимость.

Цели проведения

Инвентаризация преследует эти цели:

  • Обнаружение фактического числа ТМЦ, ОС и прочих ценностей.
  • Сопоставление фактических показателей и значений, прописанных в документах.
  • Обнаружение ценностей, которые не задействованы в деятельности фирмы.
  • Контроль над надежным хранением ценностей.

К СВЕДЕНИЮ! ВИ может быть полной или выборочной. Первая подразумевает проверку всех активов. Выборочная, в свою очередь, предполагает проверку конкретного комплекса ценностей. Актуальна тогда, когда известно о проблемах с конкретной группой активов.

Отличия от плановой инвентаризации

Дата проведения плановой процедуры известна заранее. Она проводится в любом случае, вне зависимости от обстоятельств. Внеплановая инвентаризация организуется тогда, когда на то есть причины. Дата ее не известна. Она может проводиться с любой периодичностью.

Особенности проведения

Перед началом процедуры материально ответственные сотрудники составляют расписки. В них отражается, что на дату инвентаризации все отчеты были оформлены. Также нужно составить приказ. Он устанавливает следующие положения инвентаризации:

  • Состав комиссии, которая будет заниматься инвентаризацией.
  • Сроки проведения.
  • Место проверки.

Приказ нужно зарегистрировать в книге контроля. Этот документ является основанием для выполнения инвентаризации. Составляется он по форме ИНВ-22, утвержденной Госкомстатом №88 от 18 августа 1998 года. Документ можно составить по унифицированной форме, однако также допускается свободная форма.

ВАЖНО! Без приказа инвентаризация не будет правомерной.

Содержание приказа о внеплановой инвентаризации

Приказ содержит эту информацию:

  • Название места, где будет проводиться инвентаризация. Это может быть наименование фирмы или структурного подразделения.
  • Дату и номер документа.
  • Название проверяемых ценностей и обязательств. К примеру, активы, расположенные на складе №1.
  • Сведения о комиссии, которая будет проводить инвентаризацию. В частности, указываются председатель комиссии и ее участники. При ее формировании нужно опираться на приказ Минфина №49 от 13 июня 1995 года. В приказе указано, что в состав комиссии могут входить работники организации и независимые аудиторы.
  • Даты начала и завершения процедуры, сроки сдачи итогов инвентаризации. Результаты нужно сдавать в бухгалтерский отдел. За соблюдение сроков отвечает председатель комиссии. Он обязан визировать проходные и расходные бумаги, на базе которых выполняется учет собственности и обязательств.
  • Причины назначения инвентаризации.
  • Подпись руководителя фирмы или лица с соответствующими полномочиями.

То есть в приказе указывается вся необходимая информация.

Правила проведения внеплановой инвентаризации

В пункте 2.8 приказа Минфина №49 указано, что процедура должна выполняться при присутствии материально ответственного лица. Он проставляет свою подпись на документе. Она подтверждает ознакомление с содержанием бумаги. Процедура проводится в соответствующем порядке:

  1. Издание приказа руководителя об инициировании процедуры. Документ является распоряжением, на базе которого проводится инвентаризация.
  2. На базе приказа комиссия начинает свою работу. Ее сроки должны соответствовать тем срокам, которые указаны в документах.

ВАЖНО! За финансово ответственными лицами закреплены проверяемые активы. Однако они не могут входить в комиссию, но должны присутствовать при мероприятии.

К СВЕДЕНИЮ! О дате и времени внеплановых инвентаризаций уведомляют только участников комиссии.

В период процедуры должностное лицо не может вмешиваться в деятельность комиссии. Строго воспрещается создавать ей помехи к работе.

Документирование итогов

Инвентаризация осуществляется по описям специальной ведомости, утвержденной в соответствии с формами Госстандарта. Ее итоги устанавливаются по обособленному акту. Он подписывается участниками комиссии и ответственного лица. Ведомости и акты оформляются в двух экземплярах. Один крепится к плану, а второй – передается лицу, ответственному за проверяемый склад.

Описи по ведомости нужно заполнять шариковыми ручками. Исключены помарки и подчистки. Если в документе содержатся исправления, их нужно утвердить. То есть под правками ставятся подписи участников комиссии.

Итоги внеплановой инвентаризации

На основании итогов мероприятия можно прийти к этим выводам:

  • Соответствие фактического количества ценностей тому, что указанно в документах. Наличие всех приходно-расходных бумаг на продукцию.
  • Продукция не соответствует информации, содержащейся в документах.

Вне зависимости от выводов, нужно утвердить мнение комиссии в описи. Полная информация о продукции прописывается в акте. Участники комиссии обладают ограниченными полномочиями. В частности, они могут только зафиксировать наличие или отсутствие ценностей.

Дальнейшие действия

Об итогах инвентаризации нужно сообщить руководителю компании. Если продукция не соответствует сведениям, указанным в документах, инициируется локальное расследование. По его итогам принимаются эти решения:

  • Дополнительная проверка по итогам процедуры. Нужно установить сроки для ликвидации всех найденных несоответствий.
  • Меры по возврату активов, недостаток которых обнаружился во время мероприятия.
  • Документы, полученные в ходе инвентаризации, идут в прокуратуру для дальнейшего рассмотрения преступного деяния и установления виновных лиц.

Конкретные решения зависят от результатов. Если никаких ошибок не обнаружено, то и делать ничего не нужно. Если же найдены несовпадения, нужно выявить причину их появления. К примеру, это могут быть ЧП, катаклизмы, воровство, действия недобросовестного лица. То есть в ситуации могут как быть виновные лица, так и не быть. В первом случае виновники ищутся или силами самого предприятия, или с помощью полиции.

United Traditions. Unique Tradеmark. UniTra

Складские помещения. Инвентаризация товарно-материальных ценностей.

Одним из основных направлений в деятельности предприятий является инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Для каждого предпринимателя, собственника своего имущества важнейшее звено его работы – это сохранность товара.

Как добиться сохранности имущества? Какие необходимы контрольные функции руководителя предприятия в указанном направлении?

Как раз в указанной статье мы остановимся на проблемах сохранности имущества путем проведения инвентаризации. Если внимательно почитать статью, то ничего не нужно изобретать в вопросах инвентаризаций, статья практичная и рациональная.

Важно знать, что инвентаризация товарно-материальных ценностей должна проводиться на основе и в соответствии с Федеральным Законом «О бухгалтерском учете», а также с утвержденными Госстандартом образцами инвентаризационных документов.

Итак, первое. Плановые инвентаризации.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дату их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается руководителем предприятия.

Так как, собственник всегда заинтересован в сохранности своего же имущества, он вправе назначать и проводить в течении календарного года ежеквартальные инвентаризации.

Для этих целей приказом по предприятию утверждается план, в котором для проведения инвентаризации имущества на складе в организации создается постоянно действующая комиссия.

Важно, чтобы приказом были оговорены временные параметры проведения проверки. О проведении плановых инвентаризаций заблаговременно извещаются заинтересованные в этом должностные лица.

Второе. Внеплановые инвентаризации.

Внеплановые инвентаризации проводятся в следующих случаях:

— при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

— при установлении или подозрении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

— в случаях стихийных бедствий (пожары, аварии и т.п.);

— при ликвидации организации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя (бригадира).

Внеплановая инвентаризация имущества проводится по следующим правилам:

— издается приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении инвентаризации;

— на основании приказа комиссия приступает к работе по срокам и датам, изложенных в приказе (распоряжении);

— материально ответственные лица (за которыми имущество закреплено) в состав комиссии не входят, но в обязательном порядке присутствуют при фактической проверке наличия имущества.

Также важно, что внеплановые инвентаризации должны носить целевой и направленный характер.

При проведении на предприятии внеплановых инвентаризаций, о дате и времени проведения сообщается только членам комиссии.

Кроме того, на период проведения внеплановой инвентаризации должностное лицо не имеет права вмешиваться в работу инвентаризационной комиссии, тем более создавать какие-то препятствия. Чтобы этого не произошло, все заранее оговаривается в приказе, который под роспись доводится до должностного лица, в отношении которого проводится проверка.

Третье. Документирование результатов инвентаризации.

Как мы говорили выше, инвентаризация проводится по описям отдельной ведомости, установленной по образцам Госстандарта.

Результаты инвентаризации утверждаются по отдельному акту за подписью членов комиссии и материально ответственного лица. Акт и инвентаризационные ведомости, как правило, составляются в двух экземплярах, один экземпляр прикладывается к плану, другой экземпляр остается у должностного лица склада, в отношении которого проводилась проверка.

Описи по инвентаризационной ведомости заполняются чернилами (шариковыми ручками) без помарок и подчисток. В случае исправлений записей последние утверждаются (подписываются) членами комиссии.

Четвертое. Результаты инвентаризации.

По результатам инвентаризации комиссия приходит к следующим выводам:

— соответствие и наличие товара (сертификаты, маркировка), их складирование, хранение с учетом подтверждающих приходно–расходных документов;

— несоответствие наличия товара (сертификаты, маркировка), их складирование, хранение с учетом подтверждающих приходно–расходных документов.

В обоих случаях решение комиссии утверждается в описи по ведомости инвентаризации с указанием полных данных о товаре и излагается в инвентаризационном акте.

Важно. Члены инвентаризационной комиссии в своих результатах фиксируют только наличие или отсутствие того или иного товара на складе.

Пятое. Принятие решений по результатам инвентаризации.

Результаты проверки председатель инвентаризационной комиссии докладывает руководителю предприятия.

В случаях несоответствия наличия товара по приходно-расходным документам, которые утверждены в акте комиссии, руководитель предприятия назначает внутреннее служебное расследование, по результатам которого может быть принято одно из следующих решений:

— назначается дополнительная проверка по результатам инвентаризации, и устанавливаются сроки для исправления выявленных недостатков;

— принятие мер по возврату недостающего имущества, или принятие финансовых мер;

— материалы по результатам инвентаризации направляются в правоохранительные органы для принятия мер уголовного преследования в отношении виновных лиц.

В завершение. В указанной статье расписана практика проведения плановых и внеплановых инвентаризаций на крупных предприятиях. Практические моменты, изложенные в статье, должны быть всегда пунктуальны и востребованы для предпринимателей в их повседневной деятельности.

Вернуться назад

Внеплановая инвентаризация: образец приказа о проведении, в каких случаях она проводится, сроки и причины

Предлагаем разобрать понятие внеплановой инвентаризации, случаи ее проведения, ведь это важный вопрос. Она не планируется за месяц или неделю, происходит лишь при определенных обстоятельствах, но на каждом производстве. Сам факт пересчета – один из главных способов контроля. С его помощью можно узнать, насколько сохранны ценности и имущество компании, сравнить их с бухгалтерскими документами и заново составить корректный баланс.

Что это такое

Так называют инструмент, который является основным способом контролировать все, что есть в организации. Под учетом находятся финансы, нематериальные активы, товары и многое другое.

Плановая инвентаризация проводится регулярно, минимум раз в 3 года, но предприятие может установить меньший срок, для нее не нужен повод. У незапланированной все начинается с причины.

Существует разделение на натуральную и документальную. В первом варианте пересчет происходит в реальности – проверяющие ищут предмет в цехе или офисе, а потом сверяют с тем, что указано в ведомостях. Если это необходимо, то измеряют и взвешивают, проверяют инвентарный номер. Во второй разновидности просто занимаются поиском всех документов по каждому проверяемому объекту.

Когда и в каких случаях проводится внеплановая инвентаризация

Это мероприятие происходит внезапно, за рамками запланированного. К нему не готовятся, чтобы было легче выявить несоответствия. Но и начинают только, когда есть нужда.

Среди основных поводов стоит назвать:

  • замену материально ответственного лица;
  • возможное воровство товаров или других ценностей;
  • важность сформировать или проверить отчетность за год;
  • переоценивается более трети продуктов в результате внешних изменений или действий МОЛ;
  • произошедшее стихийное бедствие или ЧП.

Законом не определена необходимость организовать проверку в конкретных случаях, это решает сам руководитель предприятия. Он имеет право начинать пересчет в любой момент, когда посчитает, что это требуется. Это помогает своевременно выявлять пропажи, порчу и кражу имущества, определять потери и искать выходы из сложившейся ситуации.

Зачем она нужна

Проведение внеплановой инвентаризации (ВИ) помогает закрыть задачи:

  • обнаружить, сколько ТМЦ и ОС на самом деле;
  • сопоставить реальные значения и те, что указаны в документах;
  • переписать баланс и заново его составить;
  • найти МЦ, которые не учтены на счетах компании и не задействованы в производстве;
  • проанализировать затраты и найти пути их снижения;
  • выровнять учет;
  • выявить недостатки и излишки, изучить их причины;
  • контроль над хранением.

ВИ бывает полной или выборочной, все зависит от того, что решит руководство. Обычно расширенная проверка актуальна, когда в кражах подозревается кто-то из сотрудников либо после несчастного случая. В ограниченной версии пересчитывают только определенный комплекс, цех, кладовую – какую-то часть от общего количества ценностей.

Плановая и внеплановая инвентаризация: отличия

Основное отличие в дате. Для спланированного мероприятия число и месяц известны с начала года, ее исполнение – обязательное требование к деятельности компании, независимо от обстоятельств. Постепенно работники подготавливают все к проведению, подсчитывают некоторые группы товаров, перекладывают все и систематизируют, чтобы потом просто считать. С одной стороны, это дополнительный порядок. А с другой – прекрасная возможность создать только видимость наличия сотен экземпляров. Если человек воровал, то ему ничто не помешает замаскировать итоги своей деятельности, чтобы продолжать действовать в том же ключе.

Незапланированный пересчет отличается срочностью и неожиданным началом. Внеплановые инвентаризации проводят, если требуется поймать сотрудника на обмане, найти скрытое хранение излишков продукции, обнаружить пересорт. Ее дату не разглашают заранее, периодичность тоже не установлена – в любой момент, когда руководство решит, что это необходимо.

Она не отражается в учетной политике предприятия, не вписывается в контрольно-ревизионные работы до начала процесса.

В отдельных случаях ее инициируют, если внешние ревизоры или специалисты аудиторской компании выявляют существенные несоответствия в количестве и разновидностях ОС, ГП или финансов. То же делается при определении нарушения законов, незаконное списание средств.

Приказ о проведении полной или частичной внеплановой инвентаризации (образец)

Обязательно составляется этот документ, иначе без него мероприятие не будет правомерным. Его регистрируют в специальной книге контроля. Составляют его по форме №ИНВ-22, которая является типовой. Желательно составлять его по шаблону, но допускается и свободный вид.

Среди проверяющих могут быть как сотрудники, так и внешние нанятые аудиторы. Председатель отвечает за то, чтобы соблюдались временные рамки, не терялись бумаги, все двигалось в соответствии с планом. Он же визирует проходные, все расходники, на которых будет проводиться пересчет. Здесь прописана вся необходимая информация, из которой можно понять, что происходит и почему.

Пример

По пунктам сверху вниз и слева направо:

  • код формы ОКУД и чуть ниже ОКПО;
  • наименование фирмы и при необходимости структурного подразделения;
  • название «приказ», его номер и дата, когда составлен;
  • ниже «Для проведения инвентаризации» и вписывается, что будет пересчитываться;
  • следующая строчка «назначается инвентаризационная комиссия в составе»
  • прописывается председатель и 3 члена;
  • «инвентаризации подлежит» — что конкретно нужно посчитать и проверить;
  • когда приступить и завершить учет;
  • причина – почему был назначен внеплановый подсчет;
  • «материалы сдать в бухгалтерию не позднее» — указывается число на два дня позже окончания ВИ, чтобы у сотрудников было время подготовить всю документацию.

Последней строкой руководитель предприятия визирует официальность бланка, указывает свою должность и подпись.

Особенности

До начала все материально ответственные работники, отделы которых будут участвовать в пересчете, готовят расписки. В них должно быть прописано, что на день проведения ВИ все отчеты составлены и готовы к проверке. Затем создают приказ, в котором определяют:

  • состав комиссии;
  • временные рамки;
  • место действия.

Как мы уже говорили, документ регистрируется в специальной книге для контроля. Он становится основанием, в соответствии с которым проводятся все действия.

Заявить о необходимости могут не только начальники компании, но и:

  • сотрудники следственных органов;
  • суды – в соответствии с постановлением;
  • главный офис – если это дочерняя организация или филиал.

Кто входит в инвентаризационную комиссию

Это постоянные члены собрания или нанятые люди из других фирм, специализирующихся на аудите.

Если у руководства нет никаких подозрений или фактов хищения, то в качестве проверяющих приглашают работников из администрации и бухгалтерии. Им проще потом соотносить полученные данные с информацией из базы, анализ будет завершен в несколько раз быстрее. Допускается привлекать материально ответственных лиц из проверяемого отдела, но делается это не всегда.

Финальный состав утверждается руководителем организации. Перед началом обязательно организовывается собрание для членов будущей комиссии. Там обозначаются цели и задачи, которые следует достигнуть, обговариваются правила осуществления.

Сроки проведения внеплановой инвентаризации

Перед тем как начнется процедура, бухгалтерия должна подготовить массу документов – сличительные ведомости, разные промежуточные акты и описи.

Даты и время ведения не разглашаются, о них работники узнают непосредственно за два дня до мероприятия. Длиться она может в зависимости от размеров предприятия от 1 до 20 рабочих дней. В это время цех, структурное подразделение или вся организация не работает – не принимает и не отгружает продукцию, не производит ее. Возобновлять процессы можно только после завершения и заполнения сличительных ведомостей. Это необходимо, чтобы в случае повторного пересчета можно было быстро найти и изучить несоответствие.

Место проверки инвентаризации

Зависит от ее разновидности. Если она документальная, то выполняется непосредственно в кабинете бухгалтера. При натуральной сначала члены комиссии пересчитывают реальное количество изделий, а потом сравнивают с данными в программе.

Важно, чтобы было установлено соответствующее ПО, которое позволяет синхронизировать остатки на складе и в бухгалтерии. Тогда вероятность допустить ошибку будет ниже, но полностью исключить ее нельзя из-за человеческого фактора и вероятности поломки оборудования. Такие программы помогают подсчитывать реальные количества товаров и готовой продукции, сырья и основных средств.

Помочь с подбором такого софта могут специалисты «Клеверенс». Мы совместно с вами определим цели, а затем выберем подходящее программное обеспечение, которое оптимизирует деятельность и упростит работу.

Что обязательно указывают:

  • наименование места, где проводится пересчет – всей фирмы или конкретного подразделения/цеха;
  • номер бумаги, дата создания;
  • название того, что будет проверяться – ценности, обязательства, активы;
  • информация о комиссии, которая будет заниматься этим вопросом – вписывается председатель и остальные члены;
  • указывается день, когда начнется и закончится, сроки, в которые должны быть представлены итоги, которые сдаются в бухгалтерию для сопоставления;
  • вписывают причину, по которой начинается проверка;
  • ставятся подписи руководителя или уполномоченного лица.

Правила для ВИ

В первую очередь стоит отметить, что это мероприятие ведется в присутствии материально ответственных за этот объект лиц. Этот человек или группа людей проставляют свои подписи в соответствующих графах.

Порядок довольно простой:

  • оповещаются сотрудники, что будет проводиться пересчет, создается приказ;
  • после подготовки документов проверяющие начинают работать в соответствии со сроками, которые указаны в документации.

Во время ее проведения МОЛ не могут вмешиваться, помогать или мешать. Они не входят в комиссию, но обязаны присутствовать, так как все подсчеты ведутся в их присутствии.

Как задокументировать итоги

Все ведется в точности по составленным ведомостям. Все решения вписывают в специальном акте, который подписывает председатель и МОЛ. Все бумаги составляют в 2 экземплярах, один из которых необходимо прикрепить к плану, а другой – отдать человеку, отвечающему за цех, который проверялся.

Описи требуется заполнять исключительно шариковыми ручками. Недопустима грязь, исправления, корректор. Каждая корректировка утверждается руководителем и проверяющим.

Если где-то закралась ошибка, то ее поправляют во всех экземплярах сразу, сверху вписывается корректная информация. Зачеркивать – только одной ровной линией. Пустых строк не должно оставаться.

Итоги

Когда все процедуры завершены, а ведомости заполнены, можно делать выводы:

  • насколько фактические объемы соответствуют плановым;
  • заполнены ли все приходно-расходные ордера на продукцию;
  • соответствуют ли товары информации, которая есть на этикетках.

Какими бы ни оказался результат, его обязательно фиксируют в описях и переносят в бухгалтерскую отчетность. Полные данные прописывают в акте. Сами участники комиссии не имеют таких широких прав, чтобы влиять на то, как это будет отражено в программе учета остатков. Они могут только документально подтвердить наличие или отсутствие материальных ценностей и нематериальных активов.

Чем внеплановая отличается от плановой

Есть несколько параметров, по которым различают эти два вида контроля:

  • Сроки, в которые должно проводиться документальное оформление. Если это запланированный пересчет, то сопроводительная документация высылается на изучение руководителю организации не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала. Для ВИ это всего сутки.
  • Содержание. При спланированном подсчете важно изучить все моменты, которые предусмотрены в трудовом законодательстве. При ВИ решают лишь вопросы, которые подпадают под определенные стороны жизни или структуры предприятия.
  • Мера наказания. Если в ходе плановой проверки выявляются нарушения, то часто за этим следуют заметные административные меры. Для внеплановой обычно это легкие наказания – лишение премии, выговор, предупреждение и другие подобные.
  • Насколько часто применяется. Запланированные пересчеты проводят не чаще, чем раз в 3 года. Для ВИ нет таких ограничений, ее можно инициировать даже раз в месяц.

Что делать дальше

Об итогах, которых добилась комиссия, обязательно докладывают руководителю подразделения и компании. Иногда выявляется, что товары не соответствуют документации, в которой расписаны все их характеристики. В таком случае инициируется небольшое местное расследование.

Потом решают:

  • Еще раз проверить все результаты. Обозначаются сроки для всех стадий и для исправления несоответствий в реальных остатках и планах.
  • Принимаются меры по уравниванию недостатков и излишков, пересорта, возврату активов.
  • Составленные документы отправляются при необходимости в прокуратуру. Там будут выявлены виновные лица, определен ход преступных действий.

Как действовать – будет решать руководитель в зависимости от того, что произошло и какой ущерб был нанесен фирме. Если серьезных несоответствий не обнаружено, то можно ничего не делать. Когда выявлены нарушения, рекомендуется установить их причину.

Если имеет место воровство, порча имущества или недобросовестное исполнение обязанностей, то определяются виновные лица и уровень вреда. Когда он небольшой – можно лишить премии или объявить выговор. Если минус значительный, то стоит задуматься об обращении в прокуратуру или полицию. Но помните, что виновники есть не всегда, иногда их невозможно установить. Тогда все недостачи списываются на расходы по основной деятельности.

Вот как это можно сделать в магазинах совершенно разного типа или на складе, а также — в учреждениях.

Мы рассмотрели, как провести внеплановую инвентаризацию. Это не сложный процесс, но к нему тоже нужно подготовиться. Сначала составляют приказ, утверждают членов будущей комиссии, а потом начинают пересчет. Важно все выполнять внимательно, не ошибаться в единицах измерения и количествах штук. В этом случае не будет трудностей со сведением баланса и получением результата.

Любую инвентаризацию и плановую и внеплановую важно выполнять грамотно.

Количество показов: 345

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *