В одной фирме работают бухгалтер юрист менеджер

Бухгалтерия и бухгалтер: их роль в организации

А как у вас складываются отношения с бухгалтерией и бухгалтерами? Возможно, вы, как и многие IT-специалисты, с трудом находите с ними общий язык и, в результате, у вас регулярно возникают рабочие конфликты? Или вы, являясь подрядчиком, постоянно ощущаете со стороны главбуха неприязнь, а ваши счета почему-то оплачиваются в последнюю очередь? А, может, противоречивые требования руководства компании и главбуха ставят вас в тупик, как специалиста по внедрению программного продукта, и вы не понимаете, что с этим делать? Тогда эта статья — для вас.
Сегодня я решил поговорить о бухгалтерии, бухгалтере и его роли в организации. Предназначена она, в первую очередь, специалистам, занятым в сфере внедрения ERP, CRM, учетных систем (например, 1С) и других продуктов автоматизации бизнеса. И здесь я хочу поговорить о человеческом факторе и о правилах взаимодействия с бухгалтерией. Также уточню что в данной статье речь будет идти именно о компаниях сферы бизнеса, но не о государственных организациях.
Дело в том, что финансовые потоки, в том числе, утверждение договоров и оплату счетов в малом и среднем бизнесе очень часто держит в своих руках бухгалтер. Владелец (руководитель) бизнеса делегирует бухгалтерии полномочия, если дело касается всего, что связано с финансами. Причины очевидны – занятость руководителя, необходимость грамотного с точки зрения бухгалтерской и налоговой отчетности оформления документов, в конце концов, необходимость в непосредственном выполнении тех или иных действий, связанных с оплатой счетов. Все это оказывается в зоне ответственности бухгалтерии. И если вы не сумеете найти общий язык с бухгалтером, с подписанием документов и оплатой счетов гарантированно возникнут проблемы.
Кроме того, при внедрении любой учетной системы вы обязательно столкнетесь с первичной бухгалтерией. Вам необходимо будет разобраться, каким образом организована работа первичной документации в компании, и как происходит взаимодействие с бухгалтерией (получение документов для заказчиков, информации об оплате и т.д.). И здесь без доброжелательной помощи специалиста-бухгалтера вы рискуете получить массу сложностей, недопонимания, как следствие, переделок и доработок. И, само собой, недовольство заказчика.
Также эта статья может помочь сотрудникам компании, например, системным администраторам, сервисным инженерам или специалистам отдела продаж наладить правильные и эффективные взаимоотношения с бухгалтерией.
На любом предприятии существует два вида учета:

  • Управленческий. Необходим для внутреннего контроля и принятия решений руководством организации. В качестве примера можно привести кадровые перестановки, решения о закупке оборудования, стратегическое планирование развития бизнеса и т.д.
  • Регламентированный. Этот вид учета используется для отчетности перед государством. Сюда входит бухгалтерский, статистический и налоговый учет.

Что такое бухгалтерия?

Если вы начнете изучать справочники и документацию, определений бухгалтерии встретится много. Например, Википедия предлагает такое:

Бухгалтерия — штатно-структурное подразделение хозяйствующего субъекта, предназначенное для аккумулирования данных о его имуществе и обязательствах.
В учебниках вместо краткого, но сложного для восприятия текста, вы найдете целые главы, посвященные этому определению. Но для неспециалиста они также не вносят ясности.
На самом деле, отдел бухгалтерии отвечает за следующие направления:

  • Бухгалтерский учет;
  • Налоговый учет.

По сути, текущая деятельность бухгалтерии связана с правильным оформлением документов, отображающих все движения средств и активов. А конечная цель – это отчетность перед государством: налоговая, финансовая и статистическая.
Внутреннюю отчетность и управленческий учет возможно вести без бухгалтерских проводок, документов и отчетов определенного образца. В то время как отчетность перед государством жестко регламентирована. На это и нацелена основная функция любой бухгалтерии.

Из кого состоит отдел бухгалтерии

Здесь я не буду рассматривать отдельные подразделения, подчиненные бухгалтерии – финансовый и HR (кадровый) отдел. В разрезе проблематики работы с бухгалтерией эти отделы вызывают наименьшее число проблем.
Финансовый отдел занимается строго движением средств, и взаимодействие с ним редко вызывает вопросы. Часто разработчики и технические специалисты с ним вообще не пересекаются.
Отдел кадров, хоть и относится к бухгалтерии, но является, по сути, отдельным подразделением с собственными системами автоматизации учета и другими особенностями. HR скорее относится к управленческому учету.
Основной состав бухгалтерии делится на два разновесных субъекта:

  1. Главный бухгалтер.
  2. Рядовой состав бухгалтерии

Невозможно рассматривать работу любой бухгалтерии без учета главного бухгалтера. Более того, именно главбух является ключевой фигурой, так как несет личную ответственность за правильную и своевременно сданную государству отчетность.
От того, как главный бухгалтер понимает свою ответственность и определяет степень личного контроля за документооборотом, в том числе, первичным, напрямую зависят все особенности работы бухгалтерии и ее взаимодействие с другими подразделениями.
Рядовой состав бухгалтерии в вопросах организации работы и взаимодействия с различными специалистами задействуется только в качестве подчиненных, ведомых сотрудников. И особой роли для построения эффективного сотрудничества с бухгалтерией не играет.
Казалось бы, что и организация работы других подразделений строится подобным образом. На самом деле, это не совсем так. Например, в отделе продаж помимо ответственности руководителя за эффективность работы в целом, существует и персональная ответственность каждого менеджера за взаимодействие с клиентами. При этом здесь нет столь строгих правил и четко оговоренной ответственности руководителя подразделения. А потому допускается много больше инициативы, различных подходов к работе и т.д.
Важно понимать, что в среднем и малом бизнесе ответственность перед государством за деятельность предприятия, отчетность и оплату обязательных отчислений (налоговых и социальных) несут два человека – руководитель компании и главный бухгалтер. О руководителе мы поговорим позже, а сейчас остановимся на главном бухгалтере.

Главный бухгалтер

Итак, главный бухгалтер – это руководитель, на котором лежит ответственность не только перед руководством компании, но и перед государством. Исходя из этого, главные бухгалтера строят обычно работу на основе таких подходов:

  1. Так как главный бухгалтер несет личную ответственность за отчетность, а отчетность формируется на основе первичных документов, которыми занимается отдел продаж, значит, главный бухгалтер имеет полное право контролировать работу отдела продаж и оказывать давление в случае, если с документами возникают сложности.
    Я лично видел крупные компании с большими оборотами и числом клиентов, где весь отдел продаж работает в 1С.Бухгалтерии. Без использования любых других программных систем или даже конфигураций 1С. Это означает, что бухгалтер настолько боится нарушений в документообороте, что сумел убедить руководство пользоваться только 1С.Бухгалтерией. Хотя для продаж и управленческой аналитики это далеко не лучшее решение.
  2. Главный бухгалтер на какой-то из этапов работы с документами назначает своего человека, т.е. одного из бухгалтеров. И уже сотрудник бухгалтерии контролирует правильность текущего первичного документооборота.
    Например, коммерческое предложение и внутренние документы (резервирование товара, заказ клиента) создаются в отделе продаж с использованием любых удобных систем. Но счет-фактуру, расходные товарные, транспортные, налоговые документы, акты выполненных работ и другие подобные документы имеет право выписывать только сотрудник бухгалтерии.

Основной минус первого варианта – весь учет в компании концентрируется вокруг интересов бухгалтерского учета. Используются системы автоматизации, предназначенные, прежде всего, для бухгалтерии и отчетности перед государством. В итоге, компания теряет в управленческом учете.
В программах для бухучета нет разделения на «Лиды» и «клиентов», не предусмотрены документы типа «заказ поставщику», «запрос (заказ) покупателя» или «коммерческое предложение». В результате невозможно отслеживать все этапы работы с клиентами, невозможно формировать отчетность во многих важных для анализа эффективности работы отчетов и т.д.
Второй вариант также имеет свои недостатки:

  1. Размывается ответственность. Бухгалтер, занятый выпиской определенных документов, часто не успевает за действиями менеджеров по продажам. В итоге, он просто «закрывает глаза» на то, что продавцы сами формируют и отправляют необходимую документацию. И тогда этот специалист оказывается «лишним звеном». Проверить всю документацию, которую ежедневно формирует целый штат продавцов один бухгалтер просто не в состоянии. И в случае ошибок, он оказывается «виноватым без вины». Руководство об этом догадывается. И выявить виновника сбоя и связанных с ним убытков становится крайне сложно.
  2. Бюрократические проволочки и упущенная прибыль. Если бухгалтер проявляет ответственность, возникают задержки и сложности с отправкой покупателю счетов на оплату и других первичных документов. Клиент работал с отделом продаж или сервисным центром, и вдруг ему нужно ждать, пока бухгалтерия выпишет счет. А бухгалтер может оказаться загружен другими запросами и документами. Снижается скорость работы и уровень сервиса, т.е. компания теряет (упускает) прибыль.

Существует еще один вариант работы главного бухгалтера, который я считаю оптимальным: бухгалтерия не вмешивается в управленческий учет.
В этом случае бухгалтера занимаются исключительно бухгалтерскими документами (выписывают доверенности, контролируют правильность проведенных документов и наличие необходимых оригиналов с печатями и подписями). Т.е. бухгалтерия осуществляет общий контроль за той частью документооборота, которая требуется для отчетности, а также выписывать те документы, которые никто другой выписать не может.
В остальном управленческий учет и текущий документооборот не входят в сферу интересов и жесткого контроля со стороны бухгалтеров. Это позволяет наиболее гибко настроить системы автоматизации для различных подразделений, получить все преимущества качественного управленческого учета. И на сегодняшний день я не встречал лучшего решения для эффективной работы бизнеса.

Причины разных подходов

Понятно, что выбор вариантов документооборота зависит от главного бухгалтера. Руководитель компании чаще всего самоустраняется от формирования процессов взаимодействия с бухгалтерией, так как считает, что это – зона ответственности специалистов по бухучету. Руководитель отдела продаж может пытаться оказать влияние на главбуха, но решение принимает не он.
Но выбор варианта реализации документооборота напрямую зависит от личности и степени профессионализма главного бухгалтера.
Если главный бухгалтер компании является настоящим специалистом в своем деле, он четко понимает цель работы компании, т.е. получение прибыли, и строит свою работу таким образом, чтобы помогать, а не мешать бизнесу.
На самом деле, даже не нужно быть бухгалтером, чтобы понимать – всю первичную документацию проконтролировать невозможно. За исключением случая, когда выпиской этих документов занимаются только бухгалтера. Но этот путь снижает качество и конкурентоспособность бизнеса либо «раздувает» штат бухгалтерии до нерентабельных размеров. А на это уже не пойдет ни один разумный руководитель. Много проще автоматизировать обмен данными между системами и контролировать документооборот на уровне отчетов и выборочных проверок наиболее важных документов.
Также стоит понимать, что многие бухгалтера, даже будучи вполне опытными специалистами, стремятся «завязать» на себя как можно больше процессов, чтобы стать в компании незаменимыми. Это нормальное и вполне понятное человеческое желание – обезопасить свое будущее и стабильно высокий доход. И здесь важно, чтобы подобные желания не выходили за разумные пределы.

Почему так сложно быть главбухом

Одна из самых больших проблем главных бухгалтеров, приводящая к сложностям во взаимодействии с ними, в том числе, при автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, это несоответствие ответственности главного бухгалтера и его заработной платы.
Например, руководитель отдела продаж получает ставку плюс определенный процент, и несет ответственность за возможные ошибки в работе только перед руководством компании. Руководитель бизнеса также получает определенную прибыль в зависимости от успехов компании. Главный бухгалтер получает только ставку (иногда с фиксированной премией) без «плавающей» составляющей вообще, а отвечает за возможные ошибки не только перед руководством, но и перед государством.

Исходя из этого фактора и нужно строить взаимоотношения с главным бухгалтером. Помните об их ответственности и относитесь к попыткам «перестраховываться» с пониманием.

Причины проблем взаимодействия с бухгалтерией

  1. Низкая квалификация бухгалтеров. Сегодня нередко можно увидеть в компании главбуха, который едва владеет основами бухгалтерского учета. Как ни парадоксально, но эту должность может занимать даже человек без высшего образования, просто по окончании бухгалтерских курсов. Основная причина таких управленческих решений – руководитель выбирает бухгалтера «под себя». Нашим бизнесменам важнее не квалификация бухгалтера, а возможность ему доверять.
  2. Низкая квалификация руководителя и сотрудников компании. Отсутствие базовых знаний в области бухгалтерского учета у руководящего состава приводит к тому, что и сотрудников не особо стремятся обучить первичной бухгалтерии. Впрочем, многие сотрудники и сами не особо интересуются этой областью знаний. В итоге, бухгалтер часто вынужден забирать оформление всей «первички» в свои руки, так как иначе при составлении документов будут допускаться регулярные грубые ошибки.
  3. Высокие нагрузки и ответственность бухгалтеров, несоизмеримые с зарплатой. Компания развивается, продажи растут, количество документов и отчетов также. А зарплата бухгалтеров остается на одном уровне. Даже премиальные редко распространяются на это подразделение. Естественно, что с одной стороны, бухгалтер будет перестраховываться, чтобы защитить себя от ошибок. Интересы компании для него будут вторичны. С другой стороны, из-за высокой загруженности оформление первичной документации и оплата счетов будут откладываться «на последнюю очередь». Отчеты для бухгалтера – на первом месте.

Рекомендации для специалистов по внедрению и автоматизации

Исходить в общении с главным бухгалтером компании необходимо из перечисленных выше проблем и понимания огромной ответственности специалиста. При этом есть простые рекомендации, которые помогут найти общий язык тем, кто по тем или иным причинам вынужден взаимодействовать с бухгалтерией в процессе автоматизации бизнес-процессов, внедрения нового ПО, сервисного обслуживания и т.д.

  1. Почитайте хотя бы немного о бухгалтерском учете. Не поленитесь полистать учебники и разобраться хотя бы в основах. А если вы занимаетесь программным обеспечением в том числе для бухгалтеров на постоянной основе, можно даже окончить курсы бухгалтеров. Это поможет вам говорить с ними на одном языке: вы будете понимать их проблемы, они – предлагаемые вами решения.
  2. Постарайтесь свести время консультаций с бухгалтерами к минимуму. Помните об их высокой загруженности, а также о том, что за консультации им никто не доплачивает. Если вы обладаете базовыми знаниями бухучета, изучите работу компании на уровне документов и консультаций с сотрудниками того же отдела продаж, и только потом придете в бухгалтерию за финальными консультациями и согласованиями, вам будут благодарны.

И самое главное, помните: бухгалтерский учет и документооборот в компании выстраивает главный бухгалтер. От его личности зависят особенности самой структуры. А от того, насколько вы сумеете найти с этим человеком общий язык, успех вашего сотрудничества с компанией в целом.

Муж и жена работают вместе. Хорошо ли это для семьи?

Плюсы

По словам психолога Елены Макаровой, в том, что муж и жена работают вместе, есть свои несомненные плюсы. Это и общая мотивация, и совместное времяпрепровождение, и общие темы для разговора. Совпадают и графики отпусков, и графики «тревожных моментов». Жене или мужу не надо думать, почему «вторая половина» вернулась с работы взвинченная. Часть семейных конфликтов, вызванных неприятностями на службе, уходит, поскольку рабочие вопросы решаются в офисе, в рабочее время. Поэтому когда люди приходят домой, они действительно хотят отдохнуть — спокойно и душевно проводят друг с другом свободное время.

Минусы

К очевидным минусам совместной работы супругов можно отнести эмоциональное выгорание, перенос рабочих конфликтов на кухню, либо же наоборот, личные отношения – в офис, когда другие сослуживцы становятся свидетелями семейных разборок и с удовольствием смакуют каждую подробность ссоры. Важно уметь четко разграничить работу и дом и не смешивать одно с другим. Кроме того, минусы работы в одном офисе связаны и с быстрым привыканием к мужу (жене). Он (она) уже не видится как сексуальный партнер или как интересная личность, потому что не может сказать ничего нового – все только в рамках общего знания.

Как работать вместе с мужем без осложнений для карьеры и семьи?

Совместный бизнес на двоих с мужем, общее дело или просто работа в одной компании – нередкая ситуация, в которой супруги почти круглосуточно находятся вместе, сначала на работе, потом дома. Как это отражается на отношениях? Можно ли работать вместе с супругом без ущерба для семьи?

Работа вместе с мужем – преимущества

Для кого-то совместная работа с любимым человеком – мечта. Никаких переживаний на тему – где он задерживается, целый день можно любоваться им из-за своего стола, обеденные перерывы — вместе, домой – вместе. Другая в ужасе вздрогнет – «С мужем? Работать? Ни за что!». Есть ли в действительности положительные моменты в совместной работе с супругом?

  • Взаимопомощь. Появились проблемы на работе? Разругались с начальником? Не успеваете доделать заказ? Запутались в отчете? Так вот же он, спаситель – рядом. Всегда поможет и поддержит.
  • Уверенность в себе. Когда за твоей спиной есть человек не теоретически (где-то там, дома), а фактически – это позволяет чувствовать себя более уверенно.
  • Мужа и жену на работе воспринимают, как единое целое. Поэтому вряд ли кто-то посмеет всерьез «покуситься» на любимую половину – то есть, интрижки практически исключены. Как, собственно, и с женской стороны: пофлиртовать с коллегами, находясь под прицелом взгляда супруга, не получится.
  • Взаимопонимание. При совместной работе жена всегда в курсе событий. И мужу не приходится выдавливать из себя – «У нас аврал, босс злой, настроения никакого», потому что жена и так об этом знает.
  • Экономия семейного бюджета на транспортных расходах.
  • Более серьезное отношение к работе. Для начальства супружеская пара «со стажем» на работе – это огромный плюс.
  • На корпоративные вечеринки можно приходить вместе с супругом, спокойно отдыхать, танцевать и пить шампанское – муж подстрахует, если выпитого будет слишком много, проследит, чтобы не ляпнула лишнего, и отвезет домой в целости и сохранности.
  • Задержаться после работы для совместно работающих супругов – нормальное явление. Никто никого не будет мучительно ждать дома, в н-ный раз разогревая ужин – супруги могут возвращаться с работы хоть за полночь, и поводов для подозрений у них не будет.

Какие проблемы могут возникать, когда муж и жена вместе работают?

Недостатков в совместной работе с супругом, к сожалению, гораздо больше. Хотя многое зависит и от формы работы. Например, совместное ведение бизнеса несет больше плюсов, а вот совместная деятельность в одной компании «на дядю» – больше минусов. О форме «муж (жена)=начальник» и говорить не приходится.

Итак, минусы совместной работы:

  • Чем выше авторитет супруга, тем выше (на подсознательном уровне) к нему влечение. Успехи и провалы друг друга на работе хорошо видны обоим, и любой кризис или просто неудачный период понижает авторитет мужа в глазах супруги. Как следствие – снижение к нему сексуального влечения.
  • Если оба супруга работают на компанию, не исключено и соперничество на карьерной лестнице. Сталкивать друг дружку со «ступеней» и пихаться локтями они вряд ли будут, но вот чувство досады, неудовлетворенность и обиды будут обеспечены.
  • На работе практически невозможно скрыть свои эмоции. Если супруги в ссоре, это будет видно всем. Но основная проблема не в этом. После домашней ссоры работающие по отдельности супруги обычно успокаиваются за рабочий день, если ссора была пустяковая. При совместной работе поругавшиеся супруги вынуждены находиться вместе. В итоге раздражение нарастает, работоспособность падает, начинаются выяснения отношений – ссора перерастает в серьезный конфликт.
  • Обычно мы стараемся не распространяться на работе о личных отношениях. Но в данном случае и сам супруг, и ваши отношения – как на ладони. Что нередко становится поводом для сплетен и язвительных подколок.
  • Учитывая, что коллектив воспринимает супругов как одно целое, есть риск, что ошибки мужа будут переносить и на жену (и наоборот).
  • Если в коллективе преобладают женщины, не обойдется без ревности. Одно дело, когда муж уходит на работу, и жена не видит – с кем и как он общается, и совсем другое – когда жена вынуждена наблюдать, как его супруга «охмуряют» незамужние коллеги.
  • Постоянное находиться вместе – это серьезное испытание даже для самых крепких пар. Работа «по отдельности» — это возможность отдохнуть друг от друга и успеть соскучиться. При совместной же работе нередко появляется мысль сменить работу или временно пожить раздельно.
  • Молодоженам, работающим вместе, тяжелее всех. Довольно сложно сдержаться, когда твой любимый так близко, а конфетно-букетный период с его страстями — в самом разгаре. Да и начальству с коллегами вряд ли это понравится.
  • Если работа супруги заключается в тесном общении с клиентами, с которыми нужно быть самим очарованием, муж долго такого напряжения не выдержит. Тому не так улыбнулась, этому слишком долго пожимала руку – недалеко до ссоры.
  • Муж-начальник или супруга-начальница – самый тяжелый вариант. Ведь со своей второй половины руководитель должен спрашивать, как и с остальных работников. Само собой, публичная «порка» за несвоевременно сданный заказ вдвойне унизит любимую половину. Да и поблажки от супруга-босса не пойдут на пользу – коллеги начнут скрипеть зубами и будут воспринимать тебя, как «глаза и уши» руководителя.
  • Не менее трудной будет совместная работа той пары, которая рассталась или находится на пути к разводу. Не упасть в грязь лицом перед коллегами, которые чуть ли не с поп-корном в руках смотрят за вашими отношениями – это талант. Как правило, кому-то от работы приходится отказываться.
  • Все общение после работы, так или иначе, сводится к проблемам на работе. Редким парам удается оставлять рабочие моменты за порогом своей квартиры.
  • В ситуации, когда один супруг является начальником другого, возникает проблема и в продвижении по службе. Если повышения не будет даже по заслугам – это приведет к серьезным обидам, которые аукнутся в семейной жизни. Если повышение произойдет, то коллегами оно будет воспринято предвзято – то есть, как следствие близких отношений.

Советы психологов — как работать вместе с мужем без осложнений для работы и семьи

Вместе до конца дней своих… и дома, и на работе. И, вроде, общее дело должно сближать, а происходит часто совсем наоборот. Появляется усталость друг от друга, копится раздражение. И по вечерам он все меньше проводит времени рядом с вами, убегая в гараж чинить машину.

Как сберечь отношения, работая вместе с супругом?

  • Старайтесь, по возможности, периодически возвращаться домой по отдельности. К примеру, можно после работы заскочить к подруге или заняться шопингом. Хотя бы пару часов в день следует отдыхать друг от друга.
  • Избегайте разговоров о работе вне ее стен – ни дома, ни по дороге домой обсуждения рабочих моментов быть не должно. Конечно, ничего смертельного в обсуждении работы за ужином нет. Но однажды может получиться, что кроме работы, у вас нет совместных тем для разговоров.
  • В выходные обязательно выбирайтесь куда-нибудь отдохнуть и отвлечься от работы, планируйте покупки и поездки на будущее, радуйте детей семейными выездами «в свет».
  • Четко разделяйте свои роли дома и на работе. Это в вашей квартире он – любимый мужчина, который поцелует, проходя мимо, сделает кофе, пожалеет и обнимет. На работе он – ваш коллега (или начальник). Пытаясь напомнить ему о том, что вы еще и жена, вы рискуете испортить с мужем отношения и выставить его в неприглядном свете перед коллегами. Старайтесь сдерживать свои эмоции, даже если хочется хлопнуть дверью.
  • Не следует ждать его под дверью, если он сказал, что совещание будет до вечера. Собирайтесь и уезжайте одна. И расспрашивать потом коллег — во сколько он вышел с совещания, и кто еще оставался на работе – тоже не нужно. Если совладать со своей ревностью вы не способны – ищите себе другую работу. Чтобы потом не пришлось менять мужа.
  • Не отгораживайтесь от коллектива, стараясь держаться только своего мужа. Будьте равны со всеми, на работе вы все – коллеги.
  • Мужа повысили, а вас — нет? Порадуйтесь его успеху.
  • Не вмешивайтесь, если вашу половину вызвали на ковер и отчитывают за плохо выполненную работу. После выговора можно подойти и поддержать, но конфликтовать с вашим общим руководителем на правах «его жены» — абсурдно. В итоге вас уволят обоих.

И помните, что совместная работа может стать причиной краха семейной лодки только в том случае, если эта лодка уже трещала по швам.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *