Потерял трудовой договор, что делать?

Что делать, если потерял трудовой договор

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что законодательство не содержит какой-либо порядок действий в случае утери трудового договора одной из сторон.

Трудовой договор заключают в письменной форме и составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора работодатель передает сотруднику, другой хранит у себя. Получение сотрудником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено подписью сотрудника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Соответственно, если экземпляр трудового договора утерян лишь одной из сторон, то восстановить его можно, оформив дубликат с экземпляра, хранящегося у другой стороны.

Подробнее о ситуации утраты трудового договора читайте здесь:

  • Как поступить, если работодатель потерял свой экземпляр трудового договора
  • Как поступить, если сотрудник потерял свой экземпляр трудового договора

Если трудовой договор отсутствует у обеих сторон, т.е. как у работника, так и у работодателя:

наличие трудовых отношений, не подкрепленных трудовым договором в письменной форме, не отменяет самого факта трудовых отношений. Но поскольку действующее законодательство все же требует наличия письменно оформленного трудового договора, то в случае утери его двумя сторонами необходимо заключить новый трудовой договор. В этом случае его можно восстановить на основании приказа о приеме на работу, записей в трудовой книжке и личной карточке сотрудника. При этом датой оформления договора будет текущая дата, а датой приема сотрудника на работу – фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке). К оформленному договору рекомендуется приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов, табели учета рабочего времени), начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.

Если же, вдруг вы не сможете восстановить трудовой договор работника, ввиду отсутствия других подтверждающих документов (например, приказ о приеме и т.д.), то оформите с работником новый трудовой договор, отразив в нем фактические условия работы (заработную плату, режим труда и т. п.) и гарантии, предоставляемые сотруднику, действующие на текущую дату, а не на дату приема на работу. Датой оформления договора также будет текущая дата, а вот датой приема сотрудника на работу (дата начала работы) – фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке). К договору рекомендуется также приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов о приеме, перевода, перемещении и т.п.) начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.

Если сохранена ксерокопия трудового договора, то можно на ее основе составить дубликат трудового договора.

Относительно вопроса о том, какими еще документами работник может подтвердить работу в организации:

В первую очередь, работник может подтвердить свою работу трудовой книжкой, так же при необходимости работник может запросить справку с места работы о периодах работы в организации.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Трудовой договор заключают в письменной форме и составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора работодатель передает сотруднику, другой хранит у себя. Получение сотрудником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено подписью сотрудника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Об этом говорится в статье 67 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник потерял свой экземпляр трудового договора, то работодатель может восстановить его, оформив дубликат с экземпляра, хранящегося у него. Дубликат – это второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Дубликат выдается при утере подлинного документа.

Для оформления дубликата трудового договора необходимо сделать обычную копию с экземпляра трудового договора работодателя, затем на титульном листе написать слово «Дубликат». Далее в дубликате должны поставить свои подписи работодатель и сотрудник. После этого дубликат трудового договора нужно выдать сотруднику.

Ситуация:Как поступить, если работодатель потерял свой экземпляр трудового договора

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Трудовой договор заключают в письменной форме и составляют в двух экземплярах за подписью обеих сторон. Один экземпляр трудового договора передают сотруднику, другой – хранят у работодателя. Получение сотрудником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено его подписью на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Об этом говорится в статье 67 Трудового кодекса РФ.

Если работодатель потерял свой экземпляр трудового договора, то он может восстановить его, оформив дубликат с экземпляра, хранящегося у сотрудника. Дубликат – это второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Дубликат выдается при утере подлинного документа.

Для оформления дубликата трудового договора необходимо сделать обычную копию с экземпляра трудового договора сотрудника, затем на титульном листе написать слово «Дубликат». Далее в дубликате должны поставить свои подписи работодатель и сотрудник. После этого дубликат трудового договора хранится у работодателя и имеет такую же юридическую силу, как и подлинник.

Вероятна ситуация, когда у сотрудника также будет отсутствовать его экземпляр трудового договора. Наличие трудовых отношений, не подкрепленных трудовым договором в письменной форме, не отменяет самого факта трудовых отношений. Но поскольку действующее законодательство все же требует наличия письменно оформленного трудового договора, то в случае утери его двумя сторонами необходимо заключить новый трудовой договор. В этом случае его можно восстановить на основании приказа о приеме на работу, записей в трудовой книжке и личной карточке сотрудника. При этом датой оформления договора будет текущая дата, а датой приема сотрудника на работу – фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке). К оформленному договору рекомендуется приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов, табели учета рабочего времени), начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ситуация:Как поступить, если сотрудник потерял свой экземпляр трудового договора
  2. Ситуация: Нужно ли заключать письменный трудовой договор с сотрудником, который принят на работу до 1992 года и продолжает работать в организации. При приеме на работу трудовой договор был заключен в устной форме

Согласно действующему порядку трудовые отношения между сотрудником и работодателем возникают на основании трудового договора, заключенного в письменной форме (ст. 16, 67 ТК РФ).

Таким образом, с сотрудниками, принятым на работу начиная с 6 октября 1992 года, трудовые договоры заключаются исключительно в письменной форме. А в отношении сотрудников, принятых на работу до указанной даты, сложился следующий подход.

Если сотрудник соглашается на предложение работодателя оформить отношения в письменном виде, то последний составляет трудовой договор в общем порядке. В заключаемом договоре отразите фактические условия работы (заработную плату, режим труда и т. п.) и гарантии, предоставляемые сотруднику, действующие на текущую дату, а не на дату приема на работу. Датой оформления договора также будет текущая дата, а вот датой приема сотрудника на работу – фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке). К договору рекомендуется приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов, табели учета рабочего времени) начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.

Если сотрудник отказывается оформлять письменный трудовой договор, то нужно получить от него письменный отказ. Наличие такого отказа позволит работодателю подтвердить специалистам контролирующих ведомств тот факт, что им были предприняты надлежащие меры по оформлению трудового договора в письменном виде.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Материалы Проводки по Приходу ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА НАЛОГОВЫЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ГОДОВОЙ ОТЧЕТ И…

Часто ли наказывают по п. 1 ст. 126 НК РФ?П. 1 ст. 126 НК РФ…

Операции с недвижимым имуществом за вознаграждение или на договорной основеПодкласс 68.3 содержит две группы кодов:…

Двойное налогообложениеДвойное налогообложение — одновременное обложение в разных странах одинаковыми налогами доходов. Двойное налогообложение вызвано…

Образец трудового договора менеджера по продажамТрудовой договор менеджера по продажам — это документ, создаваемый в…

Восстановление трудового договора, который был утерян и сотрудником, и работодателем

Подскажите пожалуйста, сотрудник работает в компании с 2012 года. В январе 2020 года его перевели в другой отдел на другую должность (конечно с его согласия) и тут при оформлении документов выявилось, что утерян трудовой договор у обеих сторон (ни у работодателя, ни у сотрудника нет) есть только в дополнительные соглашения к нему. Тут настал вопрос, как оформлять дополнительное соглашение, если самого трудового договора нет. Почитав в интернете статьи (ведь в трудовом кодексе нет ни слова о восстановлении утраченного трудового договора) пришла к выводу: делаю новый трудовой договор ( вернее в новой редакции, ведь с 2012 года редакция трудового договор поменялась), дату договора делаю фактическую( т.е 1 февраля), дату приема в трудовом договоре прописываю, когда сотрудник приступил на работу(на основании записи в трудовой книжке и приказа о приёме на работу), номер трудового договора (как и был у предыдущего) но все условия, т.е должность, заработная плата прописываю текущие.и делаю дополнительный пункт о том, что трудовой договор выдан взамен утраченного договора обеими сторонами и что условия настоящего трудового договора вступают в силу с момента его подписания.

сделала, прошла к юристу советоваться, и он то мне говорит, мол это не правильно. Делай трудовой договор в новой редакции, но дату договора и приём на работу, все будут от 2012 года и условия тоже от 2012 года.

и теперь не знаю как быть и как правильно..

Т.е. то, что вы сейчас сделали, это вы для организации своего работодатели создали ситуацию, когда он может быть привлечен к административной ответственности:

За нарушение трудового законодательства работодатель несет административную ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, — не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом ст.67 ТК РФ.

Да, в ТК РФ не предусмотрен вариант, что ТД будет утерян, как первый, так и второй экземпляр, т.к. такого не может и не должно. Если брать еще во внимание, что утрачен документ, который содержит персональные данные, то и за это для работодателя ответственность.

Так, как сделали вы, это вариант, т.к. результат — оформление трудового договора, но и результат — привлечение к административной ответственности работодателя, т.к. даты будут указаны те, что описали вы.

И конечно, если вы дату ставите текущую, то номер ТД никак не будет тот же самый, что был присвоен в 2012 году, т.к. нумерация документов идет на каждый календарный год новая нумерация, например, 1, 2, 3.

Так, что юрист вам сказал правильно, если избегать того, чтобы работодателя привлекли за нарушение ТК РФ, то лучше не афишировать эту ситуацию, т.к. это просто восстановление ТД, а поэтому дату 2012, дата приема 2012, все условия, как были прописаны в 2012 году, эти условия легко восстановить по Образцам ТД по одноименной должности, либо с программы 1С.

А то, что сделали вы, да можно было бы — дата текущая заключения ТД, дата приема 2012, номер регистрации, т.к. дата заключения ТД текущая 2020, то регистрировать его надо в Журнале регистрации 2020, а условия не 2020 года, а те, который были в 2012 (оплата труда, режим труда и отдыха и т.д.).

Но, если бы вы сделали так, то это бы не означало, что ТД потерян, а это бы означало, что ТД не был оформленный в письменной форме, нарушение ст.67 ТК РФ.

И если бы делать именно, как вы, но с моими корректировками по датам, по условия, и номеру регистрации, то сначала бы я оформила Акт об утрате трудового договора, чтобы как-то смягчить ситуацию, для проверяющих инстанций.

Вы мыслили в верном направление, почти.

Но, задача кадровика еще и быть буфером, который между Работодателем-Работником, Работодателем-Проверяющими инстанциями.

Так, что сделайте так, как вам сказал юрист — оформите ТД 2012 года, как будто он никуда не исчезал.

Viktoriya Kochetkova, эксперт

4 марта, 22:47,
7 месяцев назад
5

Рейтинг обращения определяется активностью обсуждения: числом комментариев и одобрений (лайков).

Так-так-так — юридическая помощь онлайн © 2020 .
© Фонд Так-так-так .
Для писем: info@taktaktak.ru

Фонд «Так-так-так» является членом
Глобальной сети журналистских расследований

Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника

Утеря трудовой книжки работодателем может принести множество неприятных последствий, поэтому нанимателю необходимо знать, как разумно действовать в этой неприятной ситуации.

Особой инструкции и порядка восстановления настоящего документа в Трудовом Кодексе или любом другом нормативном акте нет, есть только значимые указания и статьи, которым стоит непременно следовать при восстановлении трудовой книжки.

Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

  1. Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
  2. Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
  3. Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.

А терялась ли книжка?

Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.

В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.

В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:

  • Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
  • Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
  • Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.

Оформляем дубликат

Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.

Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.

Возможно несколько вариантов развития событий:

  1. Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.
  2. Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация. Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
  3. Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует. Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.

Ответственность работодателя за утерю трудовой

VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.

Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:

  1. Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
  2. Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
  3. В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.

Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:

Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:

  • если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
  • работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
  • наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).

Следующая Трудовой договорЧем отличается трудовой договор от трудового соглашения Отличная статья 0

Восстановление трудового договора, который был утерян и сотрудником, и работодателем

Здравствуйте!

Т.е. то, что вы сейчас сделали, это вы для организации своего работодатели создали ситуацию, когда он может быть привлечен к административной ответственности:

За нарушение трудового законодательства работодатель несет административную ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, — не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом ст.67 ТК РФ.

Да, в ТК РФ не предусмотрен вариант, что ТД будет утерян, как первый, так и второй экземпляр, т.к. такого не может и не должно. Если брать еще во внимание, что утрачен документ, который содержит персональные данные, то и за это для работодателя ответственность.

Так, как сделали вы, это вариант, т.к. результат — оформление трудового договора, но и результат — привлечение к административной ответственности работодателя, т.к. даты будут указаны те, что описали вы.

И конечно, если вы дату ставите текущую, то номер ТД никак не будет тот же самый, что был присвоен в 2012 году, т.к. нумерация документов идет на каждый календарный год новая нумерация, например, 1, 2, 3…..

Так, что юрист вам сказал правильно, если избегать того, чтобы работодателя привлекли за нарушение ТК РФ, то лучше не афишировать эту ситуацию, т.к. это просто восстановление ТД, а поэтому дату 2012, дата приема 2012, все условия, как были прописаны в 2012 году, эти условия легко восстановить по Образцам ТД по одноименной должности, либо с программы 1С.

А то, что сделали вы, да можно было бы — дата текущая заключения ТД, дата приема 2012, номер регистрации, т.к. дата заключения ТД текущая 2019, то регистрировать его надо в Журнале регистрации 2019, а условия не 2019 года, а те, который были в 2012 (оплата труда, режим труда и отдыха и т.д.).

Но, если бы вы сделали так, то это бы не означало, что ТД потерян, а это бы означало, что ТД не был оформленный в письменной форме, нарушение ст.67 ТК РФ.

И если бы делать именно, как вы, но с моими корректировками по датам, по условия, и номеру регистрации, то сначала бы я оформила Акт об утрате трудового договора, чтобы как-то смягчить ситуацию, для проверяющих инстанций.

Материал подготовлен специалистами Центра методологии бухгалтерского учета и налогообложения

Работник потерял свой экземпляр трудового договора и обратился к работодателю с заявлением о выдаче его дубликата. Работодатель выдавать дубликат трудового договора отказывается, предлагая выдать его копию. Правомерна ли позиция работодателя?

Позиция работодателя в указанной ситуации правомерна.

Обоснование: В соответствии со статьей 67 Трудового кодекса трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

📌 Реклама Отключить

В силу статьи 62 Трудового кодекса по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Обязанность выдачи работодателем дубликата утерянного работником трудового договора в Трудовом кодексе не предусмотрена. Статьей 62 Трудового кодекса регулируется выдача именно копий документов, связанных с работой, а не их дубликатов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *