Перерасход по командировке

Какое слово или выражение неуместно в деловой письменной речи?

· оказать содействие

· отъявленный

· возложить ответственность

· в целях обеспечения сохранности

197. Укажите предложение с речевой ошибкой, вызванной неуместным употреблением слов:

· Прошу оплатить мне расходы по командировке.

· Банковские платежи стали задерживаться на срок до трех месяцев.

· Экономическая политика в настоящее время все круче должна ориентироваться на такие цели.

· Эта проблема широко обсуждается в средствах массовой информации

198. Выберите вариант ответа, в котором предложение построено без ошибок:

· Являясь ядерной державой, у нас имеются достаточные аргументы для установления добрососедских отношений с ближним и дальним зарубежьем.

· Торговый зал был очищен от людей, опасаясь, что рухнет потолок.

· Сохраняя традиции, богатое классическое наследие нашей культуры, государство должно позаботиться и о тех, кто ищет новые пути в художественном творчестве.

· Глядя на то, что происходит сегодня, у меня развязаны руки.

199. Выберите вариант ответа, в котором допущена ошибка в употреблении выделенных слов:

· На месте ВОДНОЙ глади часто возникает грязная болотная трясина, которая постепенно зарастает лесом.

· Со временем ВОДНАЯ поверхность озера становится зеленоватой или красноватой: в ней поселяются мириады клеток микроводорослей.

· ВОДНЫЙ стадион — гордость района и излюбленное место горожан, куда они приходят семьями в выходные дни.

· Незнакомец подарил мне букетик лиловых цветов с ВОДНЫМИ стеблями.

Какое слово или выражение неуместно в деловой письменной речи?

· подковерная борьба

· возникшие трудности

· ходатайствовать

· настоящим уведомляем

В каком варианте ответа нет речевых ошибок?

· У здания посольства собрались митингующие с транспарантами и микрофонами на русском и английском языках.

· Докладчик, пользуясь случаем, призвал финансистов более экономно тратить свои расходы.

· Лингвисты уверены, что позитивные изменения в жизни любой общности зависят от позитивного отношения к государственному языку.

· Вот о чём ещё нужно всем нам иметь в виду: практический интерес к русскому языку возрастает во всём мире.

202. Выберите вариант ответа, в котором предложение построено без ошибок:

· Расположившись на земляной насыпи, игры проходили под одобрительные или возмущенные крики зрителей.

· Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты.

· В городе построены не только школы и больницы, а также драматический театр.

· Эти сведения получены как из официальных, так и из неофициальных источников.

В каком варианте ответа нет речевых ошибок?

· Сотрудники шли на любое поручение.

· Сравним результаты первого кризиса со вторым.

· Правовой статус гражданина определен в законодательном уровне.

· Гражданин представляет документы о соответствующих образовании и (или) профессиональной квалификации, об ученых степенях и ученых званиях, а также документы, связанные с прохождением обучения.

В каком варианте ответа нет речевых ошибок?

· Должностные обязанности заключаются в подборе и руководстве кадрами.

· Запрос был адресован не в прокуратуру, а в адрес городского Совета депутатов.

· В предшествующие месяцы мы много внимания уделяли поддержке финансовой системы.

· Вопреки сложившейся ситуации, которая сложилась сейчас.

205. Выберите вариант ответа, в котором нет речевых ошибок:

· Гражданский служащий обязан предпринимать меры по предотвращению конфликта интересов.

· В законе перечислены общие обоснования прекращения служебного контракта.

· Служебный контракт с гражданским служащим расторгнут по его инициативе, предупредив об этом представителя нанимателя в письменной форме за две недели.

· Все равны перед законом и судом.

206. Укажите предпочтительный для деловой письменной речи вариант обозначения количества:

· при массе до 5 кг

· при массе до пяти кг

· при массе < 5 килограммов

· при массе до 5-ти килограммов

207. Прочитайте текст приказа и выполните задание:

В целях реализации Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Закона Краснодарского края от 28 июня 2007 года № 1270-КЗ «О дополнительных гарантиях реализации права на обращение в Краснодарском крае» приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с обращениями граждан в Управлении государственной охраны объектов культурного наследия Краснодарского края (далее – Порядок).

2. Отделу экономической, правовой деятельности и государственного реестра Управления государственной охраны объектов культурного наследия Краснодарского края (далее – Управление) обеспечить:

а) официальное опубликование настоящего приказа;

б) размещение текста на официальном сайте Управления;

в) ознакомление гражданских служащих Управления с настоящим приказом.

3. Приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Определите, какой из предложенных заголовков соответствует содержанию документа:

· О мерах по реализации Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Закона Краснодарского края от 28 июня 2007 года № 1270-КЗ «О дополнительных гарантиях реализации права на обращение в Краснодарском крае»

· О Порядке работы с обращениями граждан в Управлении государственной охраны объектов культурного наследия Краснодарского края

· Об утверждении Порядка работы с обращениями граждан в управлении государственной охраны объектов культурного наследия Краснодарского края

208. Прочитайте документ. Укажите предлоги, которые должны быть употреблены на месте пропусков и .

Уважаемые учредители образовательных учреждений!

… пп. 43, 44 Положения о лицензировании образовательной деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 31 марта 2009 г. № 277, Государственная инспекция по надзору и контролю в сфере образования Пермского края осуществляет ведение реестра лицензированных образовательных учреждений и размещение его на сайте.

… представления в указанном реестре достоверной и своевременной информации обращаем ваше внимание на необходимость оперативного информирования Инспекции обо всех изменениях в сети образовательных учреждений (исключение из реестра юридических лиц, изменение статуса, проведение процесса реорганизации в форме слияния либо присоединения, приостановление деятельности).

· – «В связи с …»; – «Для …»

· – «В соответствии с …»; – «В целях …»

· – «Согласно …»; – «Ввиду …»

· – «Во исполнение …»; – «Вследствие …»

209. Прочитайте текст и выполните задание:

В настоящее время в деловом мире признана важность решения проблемы защиты компьютерных данных. Громкие процессы, связанные с проникновением злоумышленников в корпоративные компьютерные системы, привлекли пристальное внимание не только специалистов в области компьютерной обработки данных, но и директоров компаний. (…) руководители компаний поняли, что с пуском в эксплуатацию каждой новой компьютерной системы, имеющей выход в глобальную компьютерную сеть Интернет, они рискуют распахнуть перед различными злоумышленниками окно, через которое те могут беспрепятственно проникать в секретные материалы компании и наносить существенный материальный ущерб

Перерасход в командировке: тонкости учета

Любые расчеты с персоналом таят в себе множество нюансов и тонкостей. А командировки, как и любое путешествие, предполагают еще и непредвиденные обстоятельства, которые частенько возникают в пути. Это и отмена рейса, и болезнь сотрудника, и необязательные контрагенты, да мало ли что еще. Довольно часто эти неприятности приводят к перерасходу подотчетных средств.

Возмещаемые расходы

Для начала подчеркнем, что в командировку можно направить только работника организации, с которым заключен трудовой договор. Людей, с которыми фирма работает по гражданско-правовым договорам, отправлять в командировку нельзя (ст. 166 ТК РФ, Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749, далее — Положение).

При направлении в командировку работодатель оплачивает сотруднику расходы, связанные со служебными поездками. Обязанность оплаты командировочных затрат нанимателем установлена ст. 168 Трудового кодекса. Конкретные размеры и перечень компенсируемых командировочных затрат определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Работодатель обязан возместить сотруднику все согласованные расходы, связанные с командировкой. Имеются в виду расходы на проезд, на жилье, суточные и другие. Кроме этого за ним остается средний заработок. Сумма аванса, которую получит командированный работник под отчет, должна укладываться в лимит, закрепленный в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре (ст. ст. 167, 168 ТК РФ, п. п. 10, 11 Положения).

Перерасход и налоговый учет

В налоговом учете классификация командировочных расходов фирмы зависит от целей и задач командировки. Расходы на командировки, связанные с производством или реализацией товаров (работ, услуг), относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если работник потратил больше, чем было запланировано, то он должен написать заявление о возмещении перерасхода командировочных, а также письменно объяснить причины произошедшего. Дальше руководитель решает: возмещать сотруднику сверхлимитные траты или нет. Если он примет решение возместить, то эти расходы можно будет учесть в целях налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 4 июля 2012 г. N 03-04-06/6-204). Возмещенный перерасход в этом случае не будет облагаться НДФЛ, а также страховыми взносами. Главное, чтобы истраченная в командировке сумма укладывалась в ограничения, закрепленные в локальном нормативном акте фирмы (Письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. N 2538-19).

Что касается НДФЛ, важно помнить, что расходы по суточным нормируются Налоговым кодексом. В командировках по России человек может потратить 700 руб. в сутки, а за границей — 2500 руб. Суточные сверх этого лимита будут облагаться налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Налог на добавленную стоимость

Сумму НДС, уплаченную командированным сотрудником в составе стоимости проезда и проживания в другом городе, можно принять к вычету (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом обязательным условием для вычета является выделение налога отдельной строкой. Основанием для вычета могут быть не только привычные счета-фактуры, но и бланки строгой отчетности вместе с кассовым чеком (п. 7 ст. 168 НК РФ, Письмо Минфина России от 21 ноября 2012 г. N 03-07-11/502). К таким бланкам относятся в том числе железнодорожные билеты, как бумажные, так и электронные (Письмо Минфина России от 10 января 2013 г. N 03-07-11/01). Работник должен записать эти документы в отчет о служебной командировке.

Привезенные работником бланки строгой отчетности или их копии нужно зарегистрировать в книге покупок и хранить их еще четыре года (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС). В журнал учета счетов-фактур бланки строгой отчетности вносить не нужно (пп. «а» п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, утв. Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137). Разъяснения специалистов Минфина России по этому поводу можно найти в Письме от 21 ноября 2012 г. N 03-07-11/502.

Еще один важный вопрос: когда у фирмы возникает право на вычет НДС по командировочным расходам работника? Входной НДС можно вычесть в том отчетном периоде, в котором руководитель утвердил авансовый отчет работника (Письма Минфина России от 18 июля 2013 г. N 03-03-06/1/28117 и от 20 мая 2008 г. N 03-07-11/197).

Основная идея признания расходов в целях налогообложения прибыли в том, что расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (производственной деятельности), экономически оправданны (обоснованны) и подтверждены документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Исходя из этого обращаем внимание на документальное оформление.

Бухгалтерский учет

Выдача наличных из кассы под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма N КО-2) на основании заявления от командированного работника. В этом заявлении руководитель должен собственноручно написать сумму аванса, которую нужно выдать работнику, и срок, когда тот должен вернуть неистраченные деньги или отчитаться по истраченным. А также в заявлении руководитель должен поставить свою подпись и дату.

Сотрудник обязан отчитаться за деньги в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Для этого он представляет в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие расходы первичные документы.

О том, что унифицированные формы первичной документации больше не обязательны к применению (кроме кассовых), говорилось много и часто. И снова напоминаем, что фирма имеет право разрабатывать свою, удобную ей «первичку». Расходы на командировки сотрудников могут подтвердить следующие документы:

  • авансовый отчет командированного работника, утвержденный подписью руководителя;
  • командировочное удостоверение (форма N Т-10, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1);
  • первичная документация, подтверждающая расходы командированного работника.

По общему мнению Минфина и ФНС России, этих документов достаточно для подтверждения расходов на командировки (Письма Минфина России от 14 сентября 2009 г. N 03-03-05/169, от 19 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/764, ФНС России от 25 ноября 2009 г. N МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28 октября 2010 г. N 16-15/113462). Как выглядит оформление расходов на командировку в проводках, рассмотрим на примере.

Пример 1. Сотрудник А.Н. Скороходов направлен в командировку из Азова в Москву сроком на три дня: с 4 по 6 сентября включительно. На оплату командировочных расходов ему выданы под отчет 30 000 руб., из них: 15 000 руб. — на авиабилеты (туда и обратно); 600 руб. — на оплату билетов аэроэкспресса (туда и обратно); 12 300 руб. — на оплату жилья; 2100 руб. — суточные на три дня.

Вернувшись из командировки, Скороходов представил в бухгалтерию авансовый отчет и первичные документы в подтверждение осуществленных расходов: 12 000 руб. — стоимость авиабилетов; 600 руб. — стоимость билетов на аэроэкспресс; 9600 руб. — стоимость проживания в гостинице.

Представленный авансовый отчет руководитель утвердил в полной сумме. Неистраченные деньги Скороходов вернул в кассу организации.

Бухгалтер оформил командировку Скороходова следующими проводками:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50-1 «Касса организации»

  • 30 000 руб. — выдан аванс работнику на командировочные расходы в рублях;

Дебет 20 (44, 91-2, 08 и др.) Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

  • 24 300 руб. (12 000 + 600 + 9600 + 2100) — отражены командировочные расходы;

Дебет 50-1 «Касса организации» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

  • 5700 руб. (30 000 — 24 300) — излишек денежных средств, выданных под отчет, возвращен в кассу организации.

Загранкомандировки

При направлении работника в загранкомандировку дополнительно возмещаются:

  • расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Эти затраты учитываются в составе прочих расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса как расходы на командировки. Главное — документально подтвердить произведенные издержки и обосновать их производственную направленность. Обращает на это внимание и УФНС России по г. Москве в Письме от 28 сентября 2012 г. N 16-15/092144.

Так, при должном оформлении понесенных командировочных затрат у фирмы есть все шансы доказать правомерность их учета для целей налогообложения, даже если инспекторы посчитают обратное. Подобное дело рассматривал ФАС Поволжского округа.

В спорном деле для подтверждения участия работников в международной ярмарке компания представила следующие документы:

  • договор на организацию деловой поездки (организация бронирования авиабилетов, гостиницы, оформление виз в Японию, обеспечение медицинской страховкой на период поездки);
  • счет на оплату;
  • платежное поручение;
  • акт выполненных работ;
  • акт по проданным билетам;
  • проездные билеты (приложение к авансовым отчетам);
  • авансовые отчеты со служебными заданиями и краткими отчетами о выполнении задания;
  • приказы о направлении работников в командировку с целью посещения международной книжной ярмарки.

Кроме того, для подтверждения целевого характера командировки фирма представила: план этажа международной книжной ярмарки с переводом интересующих разделов ярмарки; визитные карточки на ярмарку. Однако налоговая инспекция не приняла эти доводы. Она сослалась на то, что бумаги, свидетельствующие о положительном результате от деятельности в зарубежной командировке, не были представлены. Судьи настаивают, что отсутствие таких документов не может являться основанием для непринятия понесенных расходов (Постановление ФАС Поволжского округа от 11 июля 2012 г. N А55-17726/2011).

Также при загранкомандировках встает вопрос об отражении расходов на визу и международного страхового полиса. В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета.

В бухгалтерском учете расходы признаются аналогичным способом, ведь только после подписания руководителем организации авансового отчета, представленного вернувшимся из командировки работником, в бухгалтерии появляются первичные документы, на основании которых можно учесть расходы на командировку.

Пример 2. Руководитель ООО «Полет» направил сотрудника в командировку за границу с 23 по 27 сентября включительно. Служебное задание связано с основным производством. Перед поездкой работник должен оформить визу и обязательную медицинскую страховку. На оплату командировочных расходов 16 сентября 2013 г. сотруднику выдали под отчет денежные средства в размере 55 000 руб. и 850 долл. США, в том числе:

Фактически работнику понадобилось:

Допустим, что 16 сентября 2013 г. курс доллара США составил 35 руб. за 1 долл., а 30 сентября 2013 г., когда работник представил в бухгалтерию утвержденный руководителем авансовый отчет и подтверждающие расходы первичные документы — 36 руб. за 1 долл. Бухгалтер ООО «Полет» сделал следующие записи:

16 сентября 2013 г.

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50-1-1 «Касса организации в рублях»

  • 55 000 руб. — отражена выдача денежных средств в рублях командированному подотчетному лицу;

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50-1-2 «Касса организации в валюте»

  • 29 750 руб. (850 долл. США x 35 руб.) — отражена выдача денежных средств командированному подотчетному лицу в долларах США;

30 сентября 2013 г.

Дебет 20 «Основное производство» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

  • 61 250 руб. (3000 руб. + 750 руб. + 30 000 руб. + (500 долл. США x 36 руб.) + (250 долл. США x 36 руб.) + 500 руб.) — отражены командировочные расходы;

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 91-1 «Прочие доходы»

Дебет 50-1-1 «Касса организации в рублях» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Дебет 50-1-2 «Касса организации в валюте» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Очень удобно в виде таблицы представлен порядок налогообложения командировочных расходов в Бераторе для Windows. Ознакомиться с ней можно ниже.

Налогообложение командировочных расходов

Вид расходов Налог
на доходы
физических
лиц
Взносы
в ПФР,
ФСС,
фонды ОМС
Взнос
на страхование
от несчастных
случаев на
производстве и
профессиональных
заболеваний
Оплата проживания (на основании
документов, подтверждающих расходы)
Не
облагают
Не
начисляют
Не облагают
Оплата услуг в гостинице,
непосредственно не связанных
с проживанием (например,
обслуживание в баре или ресторане)
Облагают Начисляют Облагают
Оплата проезда до места
командировки и обратно
Не
облагают
Не
начисляют
Не облагают
Расходы по проезду на аэродром или
вокзал в местах отправления,
назначения и пересадок (в том числе
на такси)
Не
облагают
Не
начисляют
Не облагают
Расходы на провоз багажа Не
облагают
Не
начисляют
Не облагают
Расходы по обмену одной валюты
на другую или дорожного чека на
наличную валюту
Не
облагают
Не
начисляют
Не облагают
Внутрифирменные суточные в пределах
норм, установленных коллективным
договором (или локальным
нормативным актом)
Не
облагают
Не
начисляют
Не облагают
Внутрифирменные суточные сверх
норм, установленных п. 3 ст. 217 НК
РФ, но в пределах норм,
закрепленных в коллективном
договоре (или локальном нормативном
акте)
Облагают Не
начисляют
Не облагают
Сборы за выдачу и получение
загранпаспорта и виз
Не
облагают
Не
начисляют
Не облагают
Сборы за услуги аэропортов,
страховые и комиссионные сборы и
другие платежи и сборы
Не
облагают
Не
начисляют
Не облагают

Е.П.Ирхина

Редактор-эксперт по бухучету

и налогообложению

Нюансы в оформлении командировочных

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями. Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).

Когда выплачивать аванс — до или после командировки?

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма. Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету. Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.

Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?

В данном случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.

При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.

Заполнение командировочного удостоверения

Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.

Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию. Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной. В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

На титульном листе вписываются:

  • ФИО работника
  • подразделение
  • дата авансового отчета

На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:

  • наименования первичных документов или наименования расходов
  • сумму, указанную в документе
  • итоговую величину по совершенным расходам
  • подпись

После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

На что следует обращать внимание в части расходов?

1. Транспорт

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.

Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.

2. Найм жилья

До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.

3. Представительские расходы

Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д. В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период). Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).

Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.

Выплата суточных

Размер суточных

В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.

В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.

Документы, утверждающие размер суточных

Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.

Расчет командировочных

Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.

Пример

Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб., он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце. Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб. Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:

Ошибки в расчете суточных

Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы. Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад. Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.

Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.

Оплата выходных и переработок в командировке

Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка. Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа. Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности. Любые переработки инициируются работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.

То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.

Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?

Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.

Павел Тимохин, эксперт компании Фингуру

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *