Надлежащим образом заверенные копии документов для суда

Заверение копий документов для суда

Как истец, так и ответчик должны представлять в суд либо оригиналы документов, либо их заверенные копии.

Требование представлять письменные доказательства в оригинале либо заверенной копии предусмотрено ч. 2 ст. 71 ГПК РФ.

Заверенная копия документа

Заверенная копия документа — это копия, на которой содержатся необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8–2013). Какие именно реквизиты должна содержать копия зависит от способа заверения.

Важно! Судом в качестве доказательств принимаются надлежащим образом заверенные копии документов. Если суд признал копию заверенной ненадлежащим образом, то при принятии решения суд не может опираться на содержание такого документа.

Предоставление ненадлежащей копии документа может повлечь признание доказательства ненадлежащим. Закон не раскрывает, что такое «надлежащим образом заверенная копия» документа. Поэтому по большей части суды полагаются на свое внутренне мнение и убеждение.

Как правило, копии документов заверяются у нотариуса. Однако имеются альтернативные способы заверить документы для суда.

Заверение копии документа у нотариуса

Нотариальное заверение копии документа является единственным способом заверения, бесспорно гарантирующим признание судами копии документа, заверенной надлежащим образом. При этом нотариус не подтверждает законность содержания документа и соответствие изложенных в нем фактов действительности. Цель нотариального заверения – идентичность копии оригиналу (ст. 77 Основ законодательства о нотариате).

Основной минус при обращении к нотариусу — временные и денежные затраты, особенно если необходимо заверить большой объем документов.

Заверение копии документа у руководителя организации

Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.

Чтобы судом такая копия была признана надлежащим образом заверенная необходимо соблюсти следующие условия:

  1. Лицо, заверившее копию, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (т.е. руководитель одной организации не может заверить копию документа другой организации).
  2. Копия документа должна содержать все «заверительные» реквизиты (см. ГОСТ Р 6.30–2003, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X), а именно:
  • надпись «Верно»;
  • должность лица;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи;
  • дату заверения;
  • печать (для ИП при отсутствии печати не требуется);
  • отметку о нахождении оригинала документа (номер дела, том, страница).

Отсутствие какого-либо реквизита является основанием для признания судом копии документа заверенной ненадлежащим образом. По формальному признаку суд может не приобщать такой документ к материалам дела.

Некоторые суды ссылаются на рекомендательный характер стандарта и принимают в качестве доказательств копии не содержащие в себе всех обязательных реквизитов.

Заверение копии документа судом

Часто в суд предоставляются копии решений других судов. Если копию документа заверил суд, рисков признания ее ненадлежащей быть не может. При предоставлении такой копии важно не нарушать целостность документа (речь идет о сшивах).

Если есть возможность предоставить суду оригинал, но нет возможности приобщить документ к материалам дела, то суд в процессе судебного заседания может самостоятельно заверить копию. Для этого необходимо предоставить оригинал и копию одновременно.

Процедура обозрения судом подлинника документа представляет собой формальное сличение копии документа с текстом оригинала. При обозрении документа суд не устанавливает факты, входящие в предмет доказывания, и не пытается уяснить содержание документа. По такому же принципу заверяет нотариус.

Как правило, обозрение судом оригинала документа фиксируется в протоколе судебного заседания. Это исключает риски, связанные с представлением в материалы дела копий документов, не заверенных надлежащим образом. Представить подлинник на обозрение суду может любой участник процесса.

Рассмотрение копии документа судом

Как говорилось выше понятие «надлежащим образом заверенная копия» документа законодательно не определено. Решение судьи о принятии копии либо в отказе основывается на применяемым им подхода: формального и неформального.

Формальный подход заключается в том, что при отсутствии какого-либо заверительного реквизита является основанием для признания копии заверенное ненадлежащим образом.

Неформальный подход заключается в следующем. Судьи в основу своих решений берут простые (не заверенные) копии документов в качестве доказательств. Если такие решения впоследствии обжалуются, вышестоящие суды оставляют их в силе. Позиция судов такова: стороной, оспаривающей документ, не представлен оригинал или копия с нетождественным содержанием. Кроме того, суды отдельно отмечают, что заявлений о фальсификации при рассмотрении дела в суде первой инстанции не поступало.

Конечно же в большинстве случаев суды как по своей инициативе, так и по требованию других участников указывают на необходимость представления письменных доказательств, оформленных надлежащим образом.

Доверенность на заверение копий документов

Отдельное полномочие по заверению копий документов в доверенность включать не обязательно, поскольку данное полномочие не относится к специальным. При наличии сомнений суд всегда может потребовать представления оригинала документа.

Рекомендации по заверению копий документов

Для снижения риска признания ненадлежащим представленного в копии доказательства в существующих условиях рекомендуется.

  1. Проставлять на копии документа все заверительные реквизиты.
  2. Если документ планируется заверить в суде, то до предъявления копии документа не проставлять заверительных надписей.
  3. Приобщать к материалам дела копии документов, заверенные руководителями, у которых находится оригинал (кредитными организациями, государственными органами).
  4. В случае сомнений в представленной копии, в суде первой инстанции потребовать от оппонента представить оригинал на обозрение суда. При необходимости поднять вопрос о фальсификации (подложности).

Порядок заверения копий

Письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.

В соответствии с подп. 2.1.29, 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28, заверенной копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, на который в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Копия документа является надлежащим образом заверенной в следующих случаях.

Копия заверена организацией, от которой исходит документ. При этом на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в соответствующей организации, ставятся подпись руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печать организации (п. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003 № 169-ФЗ)). Согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. Постановлением Госстандарта России № 65-ст от 03.03.2003, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Исходя из названных актов надлежащим образом заверенные копии документов организации должны содержать совокупность реквизитов: удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать организации. Следует помнить, что «не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления» (п. 3 Указа № 9779-Х).

Порядок, прописанный в Указе, применяется только тогда, «когда законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке».

Нотариальное удостоверение копий необходимо в случаях, прямо предусмотренных законом. В других случаях удостоверение хоть и возможно, но необязательно.

О требованиях, предъявляемых к копиям письменных доказательств в гражданском и арбитражном процессе

Уважаемые посетители сайта! Эта статья была написана по мотивам доклада, сделанного мной год назад на научно- практической конференции в нашем федеральном университете.
С коллегами эта тема частично уже обсуждалась .
Надеюсь, что и сейчас она остается актуальной.
Статья 71 Гражданского процессуального кодекса РФ (далее — ГПК РФ) и аналогичная статья 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (далее — АПК РФ) устанавливают, что письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. При этом законодатель не разъясняет, что понимается под «надлежащим заверением» копии документа.
Вопрос этот в научно-практической литературе исследован крайне скудно, а мнения судей весьма многообразны. На уровне высших судов известна следующая позиция Высшего Арбитражного Суда РФ: «… к надлежащим образом заверенным копиям документов относятся только те копии, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица, от которой исходит соответствующий документ» .
На уровне судов общей юрисдикции единообразие в этом вопросе отсутствует. Вместе с тем, совершенно очевидно, что предъявитель «ненадлежащей» копии рискует лишиться доступа к правосудию (см. ст. 132 и ст. 136 ГПК РФ), либо утрачивает право на использование такого письменного доказательства для обоснования своей позиции по делу: ущербное доказательство, предъявленное в судебном заседании, суд просто не приобщит к материалам дела, а если и приобщит, то оценит соответствующим образом при вынесении судебного постановления (см. ст.ст. 67, 166, 181 ГПК РФ).
Если копия письменного доказательства предъявляется в ходе судебного заседания, то проблема элементарно решается предъявлением суду подлинного документа для обозрения, тогда как на этапе предъявления иска это невозможно, а значит, истец должен безусловно быть уверен, что копия документа соответствует предъявляемым к ней требованиям.
Нам известен случай, когда к исковому заявлению была приложена копия письма ответчика, а также копии оплаченных истцом счетов от ресурсоснабжающих организаций. Определением суда иск был оставлен без движения, суд потребовал «заверить» копии этих документов, но какое «заверение» было бы для суда приемлемым в данном случае- не объяснил.
Вопрос о допустимости использования подобных формулировок заслуживает обсуждения сам по себе, однако выходит за рамки обозначенной темы. Определение было обжаловано в том числе по причине невозможности исполнения, и впоследствии отменено вышестоящим судом.
В другой ситуации автору потребовалось представить в судебное заседание фотокопии страниц книги, взятой в читальном зале библиотеки. Суд, сославшись на ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, отказался приобщать к делу «незаверенные» копии. Сотрудники библиотеки заверять копии отказались, подлинник экземпляра представить в суд было невозможно. Суд принял эти копии тогда, когда истец предъявил направление на копирование книги, где были указаны ее выходные данные и номера копируемых страниц.
Оценивая представляемые сторонами копии документов, суды нередко ссылаются на требования нормативных правовых актов и ГОСТов. Например:

  • Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, устанавливающий, что верность копии документа, исходящего от предприятия, учреждения, организации свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации ;
  • ГОСТ Р 6.30-2003, которым установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению организации .

Требования к копиям документов предъявляются также и отраслевым законодательством: например, ч. 8 ст. 94 Налогового кодекса РФ о копиях документов, изготавливаемых налоговыми органами при проведении мероприятий налогового контроля; ч. 3 ст. 419 ГПК РФ о копии решения третейского суда, прилагаемого к заявлению о его отмене и др.
С другой стороны, автор неоднократно принимал участие в судебных разбираельствах, когда в материалы дела представлялись лишь копии документа при утрате подлинника, наличие которого в прошлом не оспаривалось сторонами по делу. И эта позиция также представляется законной, поскольку подтверждается Верховным Судом РФ: «То обстоятельство, что суду не были представлены подлинные документы, также не влечет отмену обжалуемого решения.
Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию (часть 2 пункта 2 статьи 71 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации). По настоящему гражданскому делу такие обстоятельства отсутствуют» .
Между тем, до настоящего времени не решена проблема верности копий документов, изготовленных физическими лицами (в том числе написанных собственноручно). Кроме того, податель документов оказывается в весьма затруднительной ситуации, когда организация отказывается ставить на копии исходящего от нее документа необходимые реквизиты.
Автор предлагает решить обозначенную проблему следующим образом: установить в процессуальном законодательстве правило о том, что ответственность за предъявляемую в суд копию письменного доказательства несет лицо, которое ее предъявляет.
Учитывая принцип состязательности (ст. ст. 12, 56 ГПК РФ, ст.ст. 9, 65 АПК РФ), сторона, сомневающаяся в верности представленной процессуальным противником копии, может использовать предусмотренные законодательством возможности для элиминации такого доказательства (здесь, в первую очередь, подразумевается экспертиза).
Кроме того, нельзя забывать о существующей возможности пересмотра судебных постановлений по вновь открывшимся обстоятельствам, если приговором суда установлен факт фальсификации доказательства (ст. 392 ГПК РФ, ст. 311 АПК РФ).
Разумеется, превентивную роль здесь должна сыграть известная и редко применяемая судами уголовная ответственность за фальсификацию доказательства, установленная ст. 303 Уголовного кодекса РФ .
Библиографический список

  1. ГПК РФ от 14.11.2002 № 138-ФЗ: принят Гос. Думой Федер. Собр. Рос. Федерации 23 окт.2002г.: одобр. Советом Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации 30 окт. 2002г. // Рос. газ. — 2002. — 20 ноября.
  2. АПК РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ: принят Гос. Думой Федер. Собр. Рос. Федерации 14 июня 2002 г.: одобр. Советом Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации 10 июля 2002 г. // Рос. газ. — 2002. — 27 июля.
  3. Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 20 декабря 2010 г. № ВАС-14501/10 по делу № А45-9663/2009. Документ опубликован не был. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
  4. О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан. Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X //Ведомости ВС СССР». — № 32. — ст. 492.
  5. Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 13 января 2012 г. по делу №А77-1099/2010. Документ опубликован не был. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
  6. О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Постановление Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Документ опубликован не был. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
  7. Обзор судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за первый квартал 2012 года. Утвержден Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 20 июня 2012 года//Бюллетень Верховного Суда РФ. — 2012. — № 10
  8. Налоговый кодекс РФ, часть первая. От 31.07.1998 № 146-ФЗ: принят Гос. Думой Федер. Собр. Рос. Федерации 16 июля 1998 г.: одобр. Советом Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации 17 июля 1998 г. // Рос. газ. — 1998. — 6 августа.
  9. Определение Верховного Суда РФ от 2 марта 2011 г. № 73-Г11-1. Документ опубликован не был. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
  10. Уголовный кодекс РФ от 13.06.1996 № 63-ФЗ: принят Гос. Думой Федер. Собр. Рос. Федерации 24 мая 1996 г.: одобр. Советом Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации 5 июня 1996 г. // Рос. газ. — 1996. — 18,19,20,25 июня.

Копии вместо оригиналов: как их оценит суд в процессе

В определениях о назначении предварительного слушания часто предписывают «предоставить оригиналы документов суду на обозрение», но на практике об этом обычно не вспоминают, делится партнер Allen&Overy Игорь Горчаков. По его словам, суды требуют оригинал документа только тогда, когда одна из сторон ставит подлинность копии под сомнение. Но может случиться так, что участник процесса потерял оригинал. В этом случае шансы, что суд примет копию как доказательство, серьезно уменьшаются, говорит Горчаков. Но побороться можно: ничто не мешает обосновывать подлинность документа. «А дальше – это усмотрение суда. Многое зависит от материалов дела», – констатирует юрист.

А был ли договор

Эти тезисы иллюстрирует дело № А57-14986/2017, в котором Андрей Микишев требовал возврата долга у ООО «Апрель» 379 900 руб. по договору займа. Факт заключения сделки никто не оспаривал – он подтверждался платежками обеих сторон, в которых фигурировало соглашение с одними и теми же реквизитами от 2011 года. Основной вопрос в деле был в другом – стоит ли ориентироваться на те условия займа, что были прописаны в копии договора? На этом настаивал ответчик, который и принес эту копию в суд. Сроки возврата денег давно прошли, указывали юристы «Апреля»: согласно копии, деньги передавались до декабря 2012 года, а иск был подан в 2017-м, когда срок исковой давности давно истек.

Дело № А57-14986/2017

Главный вопрос в деле: Можно ли верить копии договора, которую принес ответчик, если истец отрицает, что его подписывал, но не предъявляет копии с другим содержанием?

На вопрос, где оригиналы, ответчик показал акт об уничтожении документов, а истец сделал заявление о фальсификации договора займа. Арбитражный суд Саратовской области на это ответил, что акт не подтверждает подлинности документа. Заявление о фальсификации суд счел необоснованным, и к тому же истец не явился в заседание, чтобы его поддержать. В итоге АС Саратовской области пришел к выводам, что сделка займа заключена, ведь деньги передавались, но договору верить нельзя. В его отсутствие срок возврата денег не определен, а значит, надо руководствоваться ч. 1 ст. 810 ГК: заем возвращается в течение 30 дней с момента предъявления требования. Иными словами, срок исковой давности не прошел, объяснил суд, удовлетворяя исковые требования полностью. С такой мотивировкой согласилась апелляция.

Иного мнения оказался Арбитражный суд Поволжского округа. Стороны обязаны предъявлять в суд оригиналы документов, но могут принести и копии, а суд должен оценить их в совокупности с другими доказательствами, напомнил АС ПО. Когда займодавец перечислял деньги, он сослался в платежном поручении именно на тот договор, подлинность которого сейчас оспаривает истец, обратила внимание кассация. Также важно, что в деле нет других, различных по содержанию копий соглашения. Окружной суд также перечислил доказательства, которые говорят в пользу «Апреля», но не были даже отражены в актах двух инстанций. Во-первых, гендиректор займодавца в первой инстанции сказал, что подписывал спорный договор. Во-вторых, нотариус подтвердила подлинность его доверенности. «Суды не дали оценки этим обстоятельствам и разрешили спор без оценки доводов ответчика», – с такими замечаниями коллегия под председательством Ильсура Нагимуллина отправила дело на пересмотр в первую инстанцию.

Нижестоящие суды решили не отражать в своих решениях доводы ответчика и не давать им никакой оценки. Но это было важно для итога дела.

Доказывать содержание договора при новом рассмотрении дела не придется, уточняет адвокат ответчика Денис Шашкин. Если сторона, которая оспаривает содержание документа, не предъявляет его в другой редакции, то при доказывании достаточно установить только факт заключения, поясняет Шашкин.

Формальный подход, правила доказывания и заверение копий

Позиция двух инстанций в целом соответствует практике, потому что суды часто проявляют формальный подход, делится юрист юркомпании «Хренов и партнеры» Артем Анпилов. В отличие от них кассация рассмотрела вопрос всесторонне, отмечает Горчаков из Allen&Overy: «Окружной суд ответил на вопрос, есть ли в деле копии договора с другим содержанием, и обратил внимание на другие доказательства подлинности спорного документа». При новом рассмотрении дела суду предстоит непростая задача, говорит старший юрист корпоративной и арбитражной практики АБ «Качкин и Партнеры» Александра Улезко. По ее словам, материалы дела в картотеке не дают ответов на вопросы, почему кредитор так долго не требовал возврата займа, а должник уничтожил оригиналы спустя четыре года, хотя по закону о бухучете должен был хранить их не меньше 5 лет. Это важно в том аспекте, что суды обязаны принимать во внимание добросовестность и разумность поведения сторон, объясняет Улезко.

Кассация уточнила, что в деле «Апреля» в материалах нет копии договора, которая бы противоречила представленной ответчиком. Это одно из исключений, когда ссылаться на копии нельзя. Второе исключение – это возможность установить содержание первоисточника другим способом. Например, запросить копию у органа, который регистрировал договор, приводит пример Анпилов. В иных случаях, если подлинник утрачен, ссылаться на копию можно.

Еще одна возможная проблема в подобных делах – это заверение, ведь копии для суда должны быть «надлежащим образом заверены» (п. 8 ст. 75 АПК). Но как это сделать правильно, закон ответа не дает. На практике суды принимают копии, заверенные как нотариусом, так и участником процесса, утверждает Анпилов. По его словам, они часто ссылаются на ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», но там критерии скорее формальные. ГОСТ не регламентирует, кто имеет право заверять документы, и не определяет юридическую силу такой копии. Ответа на последний вопрос не дает и процессуальное законодательство. Если сторона принесет в суд нотариально заверенную копию, достаточно ли этого или по-прежнему нужен оригинал?

Если сторона принесет в суд нотариально заверенную копию, достаточно ли этого или по-прежнему нужен оригинал?

По словам Анпилова, судебная практика на уровне Высшего арбитражного суда не считает, что такая копия достоверно подтверждает подписание спорного соглашения (Определение ВАС РФ от 13.04.2012 № ВАС-3602/12 по делу № А40-55730/10-42-470).

  • Арбитражный процесс

Арбитражный суд Республики Бурятия

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

То есть:

  • ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
  • далее указывается должность лица, заверившего копию;
  • проставляется его личная подпись;
  • делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • указывается дата заверения;
  • проставляется печать.

Например:

Верно

Печать

Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С. Левченко

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *